Softwareumstieg abgeschlossen
Vermutlich haben Sie so gut wie nichts davon bemerkt. Am 30. Juni und 1. Juli 2010 sind alle Kunden- und Geschäftspartnerdaten der BKK Wirtschaft & Finanzen umgezogen. Im Mittelpunkt dieses Großprojektes stand dabei der Wechsel auf eine Software, bei der nicht nur der Name an ein fortschrittliches Informations-System für Krankenversicherungen im 21. Jahrhundert erinnert: iskv_21c (englisch: century) Sie deckt die elementaren Geschäftsfelder und Geschäftsvorgänge ab, welche die BKK Wirtschaft & Finanzen zur bestmöglichen Bearbeitung von Versichertenanliegen sowie der Abrechnung mit Partnern und Leistungserbringern benötigt.
Dass es sich hierbei nicht um eine Kleinigkeit handelt, die man mal eben so nebenher erledigt, zeigt ein Blick auf die Vorbereitungszeit: Nachdem die Entwicklung der Software durch die BITMARCK aus Essen bereits einige Jahre in Anspruch genommen hatte, waren auch die Vor- und Nacharbeiten zur Umsetzung bei der BKK Wirtschaft & Finanzen von einem mehrmonatigen Testaufwand begleitet. Denn zum einen ist die Umstellung auf das neue Softwaresystem immer eine sehr komplexe Aufgabe. Zum anderen ist die BKK Wirtschaft & Finanzen eine der ersten Betriebskrankenkassen, die die neue Software zur Datenverwaltung überhaupt nutzt. Bei Problemstellungen in der Testphase konnten die in ihren Abteilung hauptverantwortlichen Mitarbeiter – die so genannten Key-User - daher nicht immer auf ausführliche Dokumentationen zurückgreifen, sondern waren auch auf das Sammeln eigener Erfahrungen angewiesen, um letztlich zur Lösung zu gelangen. Unterstützung erhielten wir dabei von den Experten des uns seit Jahren kompetent zur Seite stehenden IT-Dienstleisters ITSC GmbH aus Hannover.
Dass sich der zusätzliche Aufwand durch die vielen zeitintensiven Tests im Vorfeld des Umstiegs auf iskv_21c rechnet, davon ist BKK Vorstand Björn Hansen überzeugt: „Ich danke unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für den weit überdurchschnittlichen Einsatz der letzten Monate, sie haben wirklich Hervorragendes geleistet. Ich bin mir sicher, dass sich dieser Mehraufwand schnell amortisieren wird“. Auch die Projektleiter Doris Klein – im BKK Regelbetrieb für Personal und Regress zuständig- und Falko Adler (Administrator) sind sehr zufrieden mit dem Erreichten. Klein: „Wir müssen täglich auf viele Versichertendaten zugreifen. Mit der neuen Software geht dies schneller und komfortabler und das kommt natürlich auch unseren Kunden zugute, wenn sie sich mit Fragen an uns wenden“. Zukünftige Erweiterungen sieht IT-Spezialist Adler dabei gelassen entgegen: „Mit iskv_21c sind wir auch für künftige neue Anforderungen gerüstet, da es sich problemlos ausbauen lässt.“
Der so genannte „Cut-over“ beginnt: Projektleiter Adler informiert um 14:08 Uhr per E-Mail alle Mitarbeiter darüber, dass Teile der alten Software soeben abgestellt wurden. Daten im alten InformationsSystem KrankenVersicherung (ISKV) können nun zwar eingesehen werden, jedoch ist die Eingabe neuer Daten weder im alten noch im neuen System möglich. Dies betrifft auch den Zugang zur BKK Internetfiliale, da diese unmittelbar an die BKK Software gekoppelt ist. Lediglich die Buchhaltung hat noch eingeschränkten Zugriff auf das alte System, da die anderen Sozialversicherungsträger ungern auf ihre Anteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag warten, der von den Arbeitgebern gesammelt an die Krankenkassen gezahlt wird, also inklusive Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
Die letzte Weiterleitung von Beiträgen und Abschlägen für die kommenden Tage an andere Sozialversicherungsträger erfolgt nach Abschluss der täglichen Buchungsarbeiten gegen Mittag im alten System. Um 12.20 Uhr meldet Projektleiterin Klein den Startschuss der Übernahme vom alten in das neue System, der so genannten „Migration“. Diese Datenübernahme dauert etwa 16 Stunden und damit bis in die Morgenstunden des kommenden Tages, aber auch anschließend sind die Experten der ITSC GmbH mit weiteren vorbereitenden Arbeiten gefordert, ehe das System in die operative Obhut der BKK geht.
Um 11.41 Uhr erfolgt die Freigabe des neuen Systems iskv_21c für die Key-User. Für sie heißt es nun: Generelle Einträge vornehmen, Daten prüfen und Testen aller Funktionen. Nach anfänglichen Problemen gibt Adler gegen 17.30 Uhr Entwarnung: Die Anwesenheit von BKK Mitarbeitern an einem weiteren wie so vielen Wochenenden in den letzten Monaten ist entbehrlich, so dass auch dem letztlich erfolgreichen WM-Viertelfinalschlager Argentinien - Deutschland am Samstagnachmittag nichts mehr entgegen steht.
Jetzt wird es ernst: Nach Abschluss letzter Vorarbeiten wird das System um 10.53 Uhr für alle Mitarbeiter freigegeben. Im Büro der Administratoren Falko Adler und Andreas Landfried hört man um 10.54 Uhr ein entspanntes Aufatmen.
