Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren Kurzarbeitergeld (KUG) in Anspruch genommen, um die Zeiten mit coronabedingtem Arbeitsausfall ohne Entlassungen zu überstehen. Auch wenn einige Corona-Sonderregelungen für das KUG noch bis zum 30. Juni 2023 weiter bestehen, beginnt die Bundesagentur für Arbeit (BA) inzwischen mit den Abschlussprüfungen, ob Höhe und Zahlungsdauer berechtigt waren.
Was wird geprüft?
Das Kurzarbeitergeld (KUG) wird immer vorläufig ausgezahlt, die Leistung steht also unter dem Vorbehalt der Nachprüfung durch die Bundesagentur für Arbeit (BA) bzw. die lokale Agentur für Arbeit. Nach Beendigung der Kurzarbeitsphase fordert die BA daher vom Arbeitgeber bestimmte Unterlagen an. Auf deren Basis wird dann der tatsächliche Anspruch berechnet, mit dem bereits gezahlten Betrag verglichen und es erfolgt ggf. eine Nachzahlung oder Rückforderung.
Die Agentur für Arbeit überprüft für Arbeitnehmer, die tatsächlich von Kurzarbeit betroffen waren, u. a.
- die korrekte Berechnung des Soll- und Ist-Entgelts sowie von Feiertagsentgelten,
- den Abbau von ungeschützten Arbeitszeitguthaben und Urlaub zur Vermeidung von Kurzarbeit,
- die Abrechnung von KUG für Arbeitnehmer, deren Beschäftigungsverhältnis bereits vor der Kurzarbeitsperiode beendet wurde,
- ggf. die Berücksichtigung anrechnungspflichtiger Nebentätigkeiten.
Zudem wird geprüft, ob
- der Arbeitsausfall den vorgegebenen Mindestumfang erreichte (während der Coronapandemie mindestens zehn Prozent) und
- ob die Mitarbeiter, die KUG bezogen haben, hierauf tatsächlich Anspruch hatten, also in ungekündigten, arbeitslosenversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen standen.
Praxistipp
Seit dem 1. Januar 2023 werden Abschlussprüfungen zu vorläufigen Entscheidungen über die Zahlung von KUG im Zeitraum von März 2020 bis Juni 2022 erst ab einer Gesamtauszahlungssumme (KUG + Sozialversicherungsbeiträge für den jeweiligen Arbeitsausfall) von mehr als 10.000 EUR durchgeführt. Bei Verdacht auf Leistungsmissbrauch oder wenn der Arbeitgeber bzw. die Betriebsvertretung es verlangen, kann auch bis zu 10.000 EUR anlassbezogen geprüft werden.
Die Unterlagen
Welche Unterlagen müssen bereitgestellt werden?
Die Überprüfung erfolgt beispielsweise anhand folgender Unterlagen:
- Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonten (auch bei Arbeitnehmern mit Vertrauensarbeitszeit),
- Entgeltabrechnungen,
- Einzelvereinbarungen zur Einführung der Kurzarbeit mit den betroffenen Arbeitnehmern oder entsprechende Betriebsvereinbarungen,
- Kündigungsschreiben, Aufhebungsverträge,
- Urlaubslisten/-plan, ggf. Belege für den Abbau von Überstunden und Resturlaub,
- Berechnungsprotokolle zur Ermittlung des Soll- und Ist- Entgelts,
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen,
- Nachweise über Kindergeld/-freibetrag (erhöhtes KUG),
- Auszahlungsnachweise,
- Teilnahmenachweise an einer während der Kurzarbeit begonnenen beruflichen Weiterbildungsmaßnahme (vgl. § 106a SGB III),
- Auftragsbücher und wirtschaftliche Auswertungen.
Wie sind die Unterlagen vorzulegen?
Üblicherweise werden die Unterlagen in der Dienststelle geprüft. Möglich ist allerdings auch eine Prüfung vor Ort beim Arbeitgeber bzw. bei dessen Steuer- oder Lohnbüro. Angeforderte Unterlagen können eingereicht werden
- per Post bei der Agentur für Arbeit (Originaldokumente) oder
- über die Upload-Funktion auf www.arbeitsagentur.de bzw. in der Kurzarbeit-App (zu finden im Google Play Store oder im App Store).
Praxistipp
Nähere Informationen zur Abschlussprüfung beim KUG sind bei der Arbeitsagentur zu finden.
Das Ergebnis der Prüfung
Die Überprüfung kann ergeben, dass die Entgeltabrechnung des Unternehmens korrigiert werden muss. Nach dem Ende der Abschlussprüfung erfolgt dann der endgültige schriftliche BA-Bescheid mit der Information, ob das Unternehmen zu viel oder zu wenig KUG erhalten hat und ob daraus eine Nachzahlung oder Rückforderung resultiert. Sollte eine Rückforderung im Raum stehen, kann die BA prüfen, ob bei der Antragstellung eine Ordnungswidrigkeit vorlag.
Vorsicht bei bereits erkannten Fehlern
Fällt bei der Zusammenstellung der Unterlagen auf, dass die Angaben zum KUG fehlerhaft sein könnten, ist sofort ein Korrekturantrag zu stellen. Stellt die BA bei der Abschlussprüfung Fehler fest, kann das zu teilweiser oder vollständiger Rückforderung des KUG, der SV-Beiträge und – bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit – sogar zu zusätzlichen Geldbußen führen.
Praxistipp
Eine Weigerung, die erforderlichen Unterlagen einzureichen oder einem Prüftermin vor Ort zuzustimmen, könnte dazu führen, dass die nicht nachgewiesenen Beträge für das KUG und die erstatteten SV-Beiträge vollständig zurückzuzahlen sind. Auch wenn sich herausstellt, dass der Arbeitsausfall weder erheblich noch vorübergehend und vermeidbar war, droht eine Rückforderung.
