Die Deutsche Rentenversicherung hat im Jahr 2021 insgesamt rund 765.000 Betriebe im Rahmen der Betriebsprüfung kontrolliert. Bereits bei knapp 60 Prozent dieser Prüfungen kam die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) zur Anwendung, die ab dem 1. Januar 2023 verpflichtend wird. Begleitend dazu sind nun auch die Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen.
euBP wird ab 2023 verpflichtend
Bei einer Betriebsprüfung kontrollieren die Träger der Deutschen Rentenversicherung die Arbeitgeber mindestens im Abstand von vier Jahren, ob sie ihre Melde- und Beitragspflichten im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz ordnungsgemäß erfüllen. In erster Linie wird die Entgeltabrechnung geprüft. Hierbei stehen im Mittelpunkt
- die Abrechnungsergebnisse und die Entgeltunterlagen (Stundenzettel, Entgeltabrechnungen, Reisekostenabrechnungen usw.),
- die Beitragsabrechnungen,
- die Beitragsnachweise,
- die Meldungen zur Sozialversicherung und
- sonstige versicherungs-, beitrags- und melderechtlich relevante Unterlagen aus dem Bereich des Rechnungswesens.
Mit der euBP wird die Betriebsprüfung digital unterstützt und soll den Aufwand für alle Beteiligten verringern. Sie soll die bislang erforderliche Einsichtnahme und Kontrolle der Unterlagen vor Ort durch die Betriebsprüfer so weit wie möglich ersetzen. Die relevanten Daten werden dazu elektronisch aus dem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers an die DSRV (Datenstelle der Träger der Rentenversicherung) übermittelt und hier dann digital weiterverarbeitet.
Die euBP kann von den Arbeitgebern bereits seit 2012 auf freiwilliger Basis genutzt werden. Zum 1. Januar 2023 wird sie für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Praxistipp
Auf Antrag können Betriebe für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten über die euBP verzichten. Der Antrag wird formlos und unter Angabe der Betriebsnummer beim zuständigen Rentenversicherungsträger gestellt.
Digitalisierung der Entgeltunterlagen
Bereits seit 2008 müssen die Entgeltunterlagen für Beschäftigte in digitaler Form auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden.
Digitalisierte Unterlagen sind eine wesentliche Rahmenbedingung für die euBP. Deshalb gilt dies nunmehr auch für die Unterlagen, die die Entgeltunterlagen ergänzen. Diese Neuerung wurde im Vorgriff auf die verpflichtende Nutzung der euBP umgesetzt. Damit ist sichergestellt, dass im Rahmen der euBP alle relevanten Betriebsprüfungsunterlagen digital an die DSRV übermittelt werden können.
Was zu den begleitenden Entgeltunterlagen zählt
Begleitende Entgeltunterlagen sind in § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) definiert, u. a. zählen dazu:
- Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
- Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
- Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind
- Nachweise über die Elterneigenschaft
- Immatrikulationsbescheinigungen von Studierenden
Mit der Neuerung geht einher, dass den Arbeitgebern selbst die Unterlagen wann immer möglich bereits in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen sind. Dies bedeutet, dass nicht erst die Arbeitgeber in der Pflicht sind, die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Bereits die Person, die ein solches Dokument einreicht (z. B. ein Student seine Immatrikulationsbescheinigung), soll dies grundsätzlich elektronisch tun.
Wie die Unterlagen elektronisch zu führen sind
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben mit Datum vom 18. März 2022 Gemeinsame Grundsätze zur elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen erlassen. Damit wurde eine einheitliche Basis für den Start der euBP und Klarheit für die betriebliche Praxis geschaffen, beispielsweise hinsichtlich des Stichtages für die Digitalisierung von im Bestand befindlichen Entgeltunterlagen.
Geregelt werden in den Grundsätzen beispielsweise auch die Art der digitalen Speicherung und der Umfang, in dem die ergänzenden Entgeltunterlagen zu speichern sind. Zudem wird vorgegeben, wie die gespeicherten Dateien konkret zu bezeichnen sind, und wie der Umgang mit Unterlagen zu erfolgen hat, die die Schriftform erfordern und elektronisch zu signieren sind.
Praxistipp
Verstöße der Arbeitgeber gegen die Verpflichtung zur elektronischen Führung ihrer Entgeltunterlagen bleiben im gesamten Jahr 2022 unbeanstandet. Außerdem können die Arbeitgeber sich davon analog zur euBP bis zum 31. Dezember 2026 davon auf Antrag beim zuständigen Rentenversicherungsträger befreien lassen.
