Personalpraxis - 11.10.2021

Onboarding: Mitarbeiter Willkommen heißen

Ein systematisches Onboarding ist für alle Betriebe sinnvoll. Es hilft dabei, dass sich neue Mitarbeiter schnell wohlfühlen und erfolgreich in das Unternehmen integriert werden. Wie sollte das Onboarding ablaufen? Und was bringt es dem Unternehmen?

Sinn und Zweck von Onboarding

Die Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter gilt als eine der Säulen eines erfolgreichen Personalmanagements. Viele Betriebe legen dementsprechend – zu Recht – großen Wert auf den Einstellungsprozess. Manche Arbeitgeber versäumen es dann allerdings, den neuen Mitarbeiter zielgerichtet und frühzeitig ins Unternehmen zu integrieren. Nicht selten kommt es vor, dass Arbeitnehmer bereits zwischen Vertragsunterschrift und geplantem ersten Arbeitstag oder innerhalb der ersten Wochen im neuen Unternehmen schon wieder „abspringen“. Dem kann durch ein systematisches Onboarding entgegengewirkt werden.

Beim Onboarding geht es darum, neue Mitarbeiter in professioneller Art und Weise „an Bord zu holen“. Die Vorteile liegen auf der Hand: Onboarding trägt dazu bei, dass sich der „Neue“ von Anfang an im Unternehmen gut aufgehoben und zufrieden fühlt und seine volle Leistungsfähigkeit schneller erreicht. Werden Arbeitnehmer gut aufgenommen, eingearbeitet und integriert, so steigen wiederum die Chancen, dass sie langfristig im Unternehmen bleiben und dieses als attraktiven Arbeitgeber betrachten und weiterempfehlen.

Die Vorbereitungsphase

Die Preboarding- oder Vorbereitungsphase umfasst den Zeitraum ab der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag. Bereits hier gilt es für den Arbeitgeber, sich um den neuen Mitarbeiter zu kümmern und ihn auf den Start im Unternehmen vorzubereiten. In dieser Phase können ihm bereits wichtige Informationen zum Unternehmen zur Verfügung gestellt und ein Einarbeitungsplan vorbereitet werden. Wenn der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vor dem ersten Arbeitstag komplett ausgestattet (Büroeinrichtung, Telefon, E-Mail-Account etc.) und vielleicht sogar ein kleines Begrüßungsgeschenk vorbereitet ist, fühlt sich der Neuankömmling gleich aufgenommen. Außerdem sollten die anderen Mitarbeiter rechtzeitig über den zukünftigen Kollegen informiert werden.

In der Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag hilft es, wenn man telefonisch oder per E-Mail Kontakt zum neuen Mitarbeiter hält. Für die Klärung offener Fragen sollte ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen. So kann der Neuling schon vor dem ersten Arbeitstag aktiv an das Unternehmen gebunden werden. Mit all diesen Maßnahmen signalisieren Arbeitgeber, den Mitarbeiter wirklich zu erwarten und sich auf ihn zu freuen.

Vorbereitungs Checkliste

Vor dem ersten Arbeitstag:

  • Neuen Mitarbeitern wichtige Infos über das Unternehmen zukommen lassen
  • Ansprechpartner für die Klärung offener Fragen nennen
  • Einarbeitungsplan erstellen Arbeitsplatz komplett ausstatten
  • Erfahrene Mitarbeiter zu „Paten“ bestimmen Willkommensmappe/Begrüßungsgeschenk vorbereiten
  • Falls erforderlich: Hilfe bei der Wohnungssuche anbieten

Die ersten Tage und Wochen

Der erste Eindruck zählt: Es zahlt sich aus, wenn Betriebe großen Wert auf die Gestaltung der ersten Arbeitstage legen. Insbesondere am ersten Arbeitstag sollte sich der jeweilige Vorgesetzte genügend Zeit für den neuen Mitarbeiter nehmen. Innerhalb der ersten Tage und Wochen stehen dann das Kennenlernen der Arbeitskollegen und Vorgesetzten, der Arbeitsabläufe sowie des Unternehmens insgesamt an. Hierbei können z. B. das Intranet oder auch Social-Media-Plattformen genutzt werden.

Wichtig ist es auch, über die ganz praktischen Dinge im Betriebsalltag zu informieren, z. B. wie die Zeiterfassung funktioniert oder wie die Urlaubsplanung im Unternehmen abläuft. Zu empfehlen ist, dem neuen Mitarbeiter einen erfahrenen Kollegen als Paten zur Seite zu stellen, der ihn in der Anfangsphase unterstützt und für Fragen zur Verfügung steht.

Durch spezielle Maßnahmen wie z. B. Workshops kann der neue Mitarbeiter in das Unternehmen bzw. in das jeweilige Team integriert werden. Auch das Führen von Feedback- Gesprächen ist bereits in der Anfangszeit sinnvoll. Denn auch damit stärkt man frühzeitig die Bindung zum Unternehmen. Außerdem sind Feedback-Gespräche eine gute Gelegenheit für Führungskräfte, eine Rückmeldung über die Effektivität des Onboarding-Prozesses zu bekommen und ihrerseits durch ein frühes Feedback nachzusteuern.

Onboarding Checkliste

Am ersten Arbeitstag:

  • Herzliche Begrüßung der neuen Mitarbeiter
  • Willkommensmappe/Begrüßungsgeschenk überreichen
  • Vorstellungsrunde im Kreis der Arbeitskollegen
  • Gemeinsame Mittagspause
  • Vorgesetzter/Teamleiter sollte sich genügend Zeit für neue Mitarbeiter nehmen

Innerhalb der ersten Tage und Wochen:

  • Neue Mitarbeiter mit den Arbeitsabläufen im Unternehmen vertraut machen
  • Evtl. spezielle Einführungsveranstaltungen anbieten
  • Begleitung durch einen „Paten“, der das Unternehmen gut kennt
  • Integration in das Team fördern, z. B. durch Workshops
  • Feedback-Gespräche führen
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dieser Inhalt zwischenzeitlich veraltet sein könnte.

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