Ab Januar 2025 mehr eAU-Rückmeldegründe

Gefühlt ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) gerade erst an den Start gegangen. Tatsächlich werden die eAU-Bescheinigungen bereits seit Oktober 2021 verpflichtend von den Ärzten an die Krankenkassen übermittelt und seit Januar 2023 auch verpflichtend von den Arbeitgebern abgerufen.

Das digitale Verfahren wird kontinuierlich ausgeweitet und technisch verbessert. Schließlich ist es die Basis für die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber bzw. die Erbringung von Entgeltersatzleistungen wie z. B. Kranken- oder Verletztengeld.

Erhebliche Datenmengen ausgetauscht

Auch wenn oder gerade weil die eAU nur noch selten in der Presse auftaucht, bestätigt dies, dass das Verfahren funktioniert. Seit dem Start der eAU wurden mittlerweile mehr als 255 Millionen Datensätze von den Ärzten an die Krankenkassen übermittelt. Ging man zum Start der eAU noch von ca. 77 Millionen Datensätzen jährlich aus, so wurden allein bis Mitte August 2024 bereits mehr als 75 Millionen Datensätze ausgetauscht. Auch im Arbeitgeberverfahren wurden mittlerweile um die 100 Millionen Anfragen an die Krankenkassen gesandt und beantwortet.

eAU wird weiterentwickelt

Wie bei neuen technischen Prozessen üblich, ergeben sich auch im eAU-Verfahren Verbesserungsmöglichkeiten. Deshalb wird zum 1. Januar 2025 eine bereits durch die Ministerien genehmigte Version für den Austausch zwischen den Arbeitgebern, Arbeitsagenturen und Krankenkassen an den Start gehen. Die vorgesehenen Änderungen ergaben sich aus Hinweisen aus der Praxis sowie veränderten gesetzlichen Vorgaben, vorrangig mit dem Ziel, Rückfragen und Missverständnisse zu vermeiden und gleichzeitig den Nutzen zu erhöhen.

Weiterhin keine proaktive Übermittlung

Der vermutlich größte Wunsch der Arbeitgeber, das Abrufverfahren durch eine proaktive Übermittlung der eAU durch die Krankenkassen zu ersetzen, wird auch mit diesem Update nicht in Erfüllung gehen. Ein Signal, dass hier zeitnah an Lösungen für die bisherigen datenschutzrechtlichen Problemstellungen durch die Ministerien gearbeitet wird, gibt es bisher nicht. Demnach bleibt es zumindest bei dem Thema Abrufverfahren weiterhin beim „Status quo“. Das große Missverständnis in diesem Zusammenhang ist bei einigen Arbeitgebern, dass tatsächlich das genaue Beginndatum für den Abruf gebraucht wird, welches auch bei der Krankenkasse im System gespeichert ist. Tatsächlich ist das aber nicht der Fall – der Arbeitgeber soll im Feld „AU_ab_AG“ lediglich das Datum des Beginns der AU angeben, welches für ihn maßgebend ist. Bei Folgebescheinigungen ist der Tag nach dem bisher als eAU vorliegenden Ende des vorhergehenden Zeitraums anzugeben. Die Krankenkassen prüfen dann anhand von drei Schritten automatisiert, ob eine Beantwortung möglich ist. So ist eine Abfrage im Zeitraum von drei Tagen vor bis zu fünf Tagen nach dem gemeldeten AU-Beginn für eine Rückmeldung ausreichend.

Rückmeldung Grund „4“ – was nun?

Klappt etwas im Verfahren nicht, erhält der Arbeitgeber auf seinen Abruf bislang generell eine Rückmeldung mit dem Grund

„4“ = „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.

Da sich jedoch hinter dieser Rückmeldung vielfältige Gründe verbergen und der Datensatz perspektivisch um immer weitere Daten ausgebaut werden soll, wird künftig auf die bisherigen gesonderten Felder für AU und Krankenhaus verzichtet. Stattdessen kommen weitere Rückmeldegründe hinzu. Im Rückmeldedatensatz der Krankenkassen sind daher zukünftig neben den Rückmeldungen

„1“ = „unzuständige Krankenkasse/unbekannte Person“ und
„4“ = „Nachweis liegt nicht vor“

weitere Unterscheidungen möglich. Aus dem Datensatz kann dann ab Januar 2025 abgeleitet werden, ob es sich um

„2“ = „AU“,
„3“ = „Krankenhaus“,
„5“ = „Reha/Vorsorge“,
„6“ = „Teilstationäre Krankenhausbehandlung“,
„7“ = „In Prüfung“,
„8“ = „Anderer Nachweis liegt vor“ oder
„9“ = „Weiterleitungsverfahren“

handelt. Dadurch können Arbeitgeber die Daten entsprechend automatisiert verarbeiten.

Überblick für die Arbeitgeber verbessern

Die neuen Meldegründe „6“ bis „9“ haben ausschließlich die Aufgabe, dem Arbeitgeber weitergehende Informationen zu den vorliegenden AU-Zeiten zu geben, um Rückmeldungen mit Grund „4“ zu vermeiden. So können zwar auch zukünftig die tatsächlichen Tage einer teilstationären Behandlung nicht zeitnah durch die Krankenkassen gemeldet werden, jedoch werden diese dann durch den Meldegrund „6“ für den Arbeitgeber erkennbar dargestellt.

Hierdurch kann der Arbeitgeber die in diesen Fallgestaltungen durch das Krankenhaus auszustellende Anwesenheitsbescheinigung über die tatsächlichen Behandlungstage vom Arbeitnehmer anfordern und sich vorlegen lassen.

Stellt die Krankenkasse künftig als objektive Fehler vereinbarte Fallgestaltungen in den AU-Daten fest, z. B.

• AU-Beginn liegt nach dem AU-Ende,
• ein erheblich weit in der Zukunft liegendes AU-Ende oder
• ein Pseudowert (31.12.9999),

werden diese zeitnah nach Eingang durch die Krankenkasse selbst geklärt. Damit deutlich wird, dass hier grundsätzlich bereits Daten vorliegen, erhält der Arbeitgeber eine Rückmeldung mit Meldegrund „7“ und nach Abschluss der Klärung ohne erneute Anforderung einen proaktiven eAU-Datensatz.

Haben Arbeitnehmer der Krankenkasse ein privatärztliches Attest vorgelegt, so darf dieses weiterhin nicht als eAU im Datenaustausch zur Verfügung gestellt werden. Die bisherige Übermittlung des Grundes „4“ führte oft zu erheblichen Missverständnissen, weil der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber korrekterweise mitteilte, dass der Krankenkasse ein AU-Nachweis vorgelegt wurde, die Krankenkasse dies aber per eAU negierte, weil die Übermittlung rechtlich nicht zulässig war und ist. Daher wird dem Arbeitgeber zukünftig mit Meldegrund „8“ übermittelt, dass ein anderes, nicht übermittlungsfähiges Attest vorliegt, welches der Arbeitgeber im Bedarfsfall selbst beim Arbeitnehmer abfordern muss. Abschließend wird im Zusammenhang mit einem Kassenwechsel mit Meldegrund „9“ übermittelt, dass der aktuellen Krankenkasse zwar keine eAU-Daten vorliegen, die Anfrage aber im Hintergrund an die bisher zuständige Krankenkasse weitergeleitet wurde. Dadurch weiß der Arbeitgeber, dass auf seine Anfrage noch eine zweite Rückmeldung einer anderen Krankenkasse erfolgen wird.

Ausweitung auf Rehaleistungen folgt

Um für die Arbeitgeber die Fehlzeiten in der eAU immer differenzierter abzubilden, wird der Datensatz zudem ab dem 1. Januar 2025 um die Zeiten von Rehabilitations- oder Vorsorgeleistungen der Kranken-, Renten- und Unfallversicherung erweitert. Die vorbereitenden Hintergrundprozesse zur Übermittlung der Aufnahme- und Entlassdaten durch die Rehakliniken der Rentenversicherung sind bereits weit fortgeschritten, die Daten sollen den Krankenkassen zeitnah zur Verfügung stehen. Die Daten zu Rehabilitationsleistungen wie auch zu Krankenhauszeiten der Unfallversicherung werden jedoch erst perspektivisch im Datensatz übermittelt werden können, weil noch die erforderlichen Hintergrundprozesse für die Datenübermittlung an die Krankenkassen fehlen. Hierzu bedarf es einer weiteren gesetzlichen Klarstellung und des Aufbaus eines Datensatzes, was entsprechend noch etwas länger dauern wird.