Seitdem das Arbeiten im Homeoffice immer mehr an Bedeutung gewonnen hat, rücken auch die damit verbundenen steuerlichen Fragestellungen stärker in den Vordergrund. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen interessant sind die Regelungen rund um die Homeoffice-Pauschale bzw. die Berücksichtigung der Aufwendungen für die berufliche Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers.

Homeoffice als Betriebsstätte?

Hat der Arbeitgeber in Deutschland eine Betriebsstätte, so ist er als sog. inländischer Arbeitgeber zum Lohnsteuerabzug verpflichtet. Deutschland hat für den Arbeitslohn eines im Ausland wohnenden Arbeitnehmers das Besteuerungsrecht, wenn der Arbeitslohn von einer in Deutschland gelegenen Betriebsstätte getragen wird, d. h., wenn die Löhne als Betriebsausgaben den Gewinn dieser Betriebsstätte gemindert haben.

Das Bundesfinanzministerium hat nach Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) geregelt, dass ein Homeoffice in der Regel keine Betriebsstätte des Arbeitgebers begründet (BMF-Schreiben vom 5. Februar 2024, IV D 1 – S 0062/23/10003 :001, Ziffer 2.4).

Dieser Grundsatz gilt auch bei:

Fällen, in denen dem Arbeitnehmer kein anderer Arbeitsplatz durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird.
Übernahme der Kosten für das Homeoffice und Ausstattung durch den Arbeitgeber;
Abschluss eines Mietvertrags über häusliche Räume des Arbeitnehmers zwischen Arbeitgeber (= Mieter) und Arbeitnehmer (= Vermieter); etwas anderes gilt aber, wenn der Arbeitgeber im Einzelfall tatsächlich befugt ist, die Räume anderweitig zu nutzen (etwa durch ein Recht zum Entsenden anderer Arbeitnehmer in die Räume oder ein Recht zum Betreten der Räume außerhalb von Prüfungen zur Arbeitssicherheit);
Fällen, in denen dem Arbeitnehmer kein anderer Arbeitsplatz durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird.

Praxistipp

Begründet wird die Rechtsauffassung damit, dass der Arbeitgeber typischerweise keine ausreichende Verfügungsmacht über die häuslichen Räumlichkeiten des Arbeitnehmers hat. Etwas anderes kann aber gelten, wenn ein Arbeitnehmer Leitungsfunktionen ausübt und diese Verfügungsmacht des Unternehmens vermitteln.

Steuerfreie Arbeitgebererstattungen

Arbeitgeber können grundsätzlich weder die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers noch die Homeoffice-Pauschale/Tagespauschale steuerfrei erstatten. Es fehlt an einer zum Werbungskostenabzug korrespondierenden Steuerbefreiungsvorschrift in § 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG). In diesem Zusammenhang gilt Folgendes:

Der Arbeitgeber kann die dem Arbeitnehmer bei ihm zu Hause entstandenen beruflich veranlassten Aufwendungen für Telekommunikation in gewissem Rahmen, ggf. bis zu 20 EUR monatlich, steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 50 EStG).
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die berufliche Nutzung im Homeoffice Arbeitsmittel wie PC oder Drucker zur Verfügung, stellt dies keinen Arbeitslohn dar.
Wird dem Mitarbeiter etwa ein Dienst-PC oder ein dienstliches Handy auch zur Privatnutzung überlassen, ist diese Nutzungsüberlassung steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG).
Will der Arbeitgeber dagegen einen Heizkosten-/Energiekostenzuschuss zahlen, ist dieser mangels aktueller Steuerbefreiungsvorschrift steuerpflichtig.
Der Arbeitgeber kann die dem Arbeitnehmer bei ihm zu Hause entstandenen beruflich veranlassten Aufwendungen für Telekommunikation in gewissem Rahmen, ggf. bis zu 20 EUR monatlich, steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 50 EStG).

Betriebliche Vereinbarung zum Homeoffice

Die Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben maßgeblichen Einfluss auf die Berücksichtigung der Aufwendungen für eine Homeoffice-Nutzung im Rahmen der persönlichen Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers. Dabei sind mehrere Fallgestaltungen denkbar. Wir stellen vier Varianten vor.

Variante 1: Voller Abzug für Arbeitszimmer als Mittelpunkt

Max Müller hat ein häusliches Arbeitszimmer, das er ausschließlich beruflich nutzt. Der Arbeitgeber hat mit Max Müller eine Vereinbarung getroffen, wonach dieser an mindestens drei Tagen wöchentlich (bei gleichwertigen Tätigkeiten zu Hause und im Betrieb) ausschließlich im Homeoffice tätig wird. Folge: Die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer sind abzugsfähig, da das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. Anstelle der Aufwendungen kann ein Betrag von 1.260 EUR (Jahrespauschale) pro Kalenderjahr abgezogen werden.

Variante 3: Homeoffice-Pauschale für Arbeitsecke

Anton Ahlers hat kein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer. Wenn er von zu Hause aus arbeitet, nutzt er eine Arbeitsecke im Wohnzimmer. Der Arbeitgeber hat mit Anton Ahlers eine Vereinbarung getroffen, wonach dieser an bis zu vier Tagen wöchentlich ausschließlich im Homeoffice tätig werden kann. Folge: Für jeden Kalendertag, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung gelegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, kann die Tagespauschale von 6 EUR, höchstens 1.260 EUR pro Kalenderjahr, abgezogen werden. Der Höchstbetrag würde bei 210 Tagen erreicht sein: 210 Tage x 6 EUR = 1.260 EUR.

Variante 2: Homeoffice-Pauschale für Arbeitszimmer

Sabine Sander hat ein häusliches Arbeitszimmer, das sie ausschließlich beruflich nutzt. Der Arbeitgeber hat mit Sabine Sander eine Vereinbarung getroffen, wonach diese an bis zu zwei Tagen wöchentlich ausschließlich im Homeoffice tätig wird. Folge: Das Arbeitszimmer ist nicht Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit. Für jeden Kalendertag, an dem sie diese überwiegend in der häuslichen Wohnung ausübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung gelegene erste Tätigkeitsstätte aufsucht, kann die Tagespauschale von 6 EUR, höchstens 1.260 EUR pro Kalenderjahr, abgezogen werden.

Variante 4: Homeoffice-Pauschale für Außendienstler

Bert Brox ist Außendienstmitarbeiter. Der Arbeitgeber hat ihm keinen Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung gestellt. Für die Vor- und Nachbearbeitung des Außendienstes nutzt Bert Brox eine Arbeitsecke in seiner Wohnung. An einigen Tagen fährt er vormittags oder ggf. nachmittags für ein paar Stunden auch in den Betrieb. Folge: Steht für die berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, ist ein Abzug der Tagespauschale von 6 EUR zulässig, auch wenn die Tätigkeit am selben Kalendertag auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird.

Arbeitszimmer und Umzugskosten

Der Arbeitgeber kann bei einem beruflich veranlassten Umzug seinem Arbeitnehmer umzugsbedingte Aufwendungen in gewissem Rahmen steuerfrei erstatten. Der Wohnungswechsel ist z. B. beruflich veranlasst, wenn durch ihn eine erhebliche Verkürzung der Entfernung zwischen Wohnung und Betrieb eintritt. Erforderlich ist danach, dass sich die Dauer der täglichen Hin- und Rückfahrt insgesamt wenigstens zeitweise um mindestens eine Stunde verringert.

Offen ist aktuell ein Verfahren vor dem Finanzgericht (FG) Hamburg um die Anerkennung von Umzugskosten für Arbeitnehmer im Zusammenhang mit dem häuslichen Arbeitszimmer. Die Arbeitnehmer- Ehegatten sind im Streitfall in eine größere Wohnung (in derselben Stadt ohne erhebliche Fahrtzeitverkürzung) umgezogen, in der sie anders als zuvor jetzt jeder über ein eigenes Arbeitszimmer verfügen. Mit Urteil vom 23. Februar 2023 (5 K 190/22) gab das FG Hamburg der Klage statt und hat die Umzugskosten berücksichtigt. Das FG Hamburg geht anders als das Finanzamt von einer ausschließlich beruflichen Veranlassung des Umzugs aus. Das beklagte Finanzamt hat u. a. im Hinblick auf die Frage der beruflichen Veranlassung Revision gegen das Urteil eingelegt. Das Revisionsverfahren vor dem Bundesfinanzhof wird unter dem Aktenzeichen VI R 3/23 geführt. Der Ausgang des Verfahrens bleibt abzuwarten.

Gegen nachteilige Steuerbescheide sollte unter Hinweis auf das Revisionsverfahren Einspruch eingelegt werden.

Steuerliche Praxisfragen zum Homeoffice