Vergabe der Wirtschaftsidentifikationsnummer

Bereits im November 2024 wird mit der Vergabe der neuen Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) begonnen. Vergabe und Mitteilung an alle wirtschaftlich Tätigen erfolgen in mehreren Stufen bis Ende 2026.

Die W-IdNr. nach der Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung (WIdV) ist ein eindeutiges und dauerhaftes Identifikationsmerkmal aller wirtschaftlich Tätigen für Steuerzwecke dienen (§ 139a Abs. 3 Abgabenordnung – AO). Sie betrifft Unternehmen aller Rechtsformen und soll die Kommunikation zwischen wirtschaftlich Tätigen und Behörden sowie der Behörden untereinander vereinfachen. Gleichzeitig ist sie die bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nach dem Unternehmensbasisdatenregister, durch die die elektronische Datenverarbeitungen registerübergreifend verbessert wird.

Wirtschaftlich Tätige sind:

• natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind,
• juristische Personen und
• Personenvereinigungen.

Der Begriff „wirtschaftlich tätige Personen“ bezieht sich z. B. auf alle Anbieter von Waren oder Dienstleistungen, insbesondere auf als Unternehmer tätige Personen bzw. -vereinigungen, auch auf Vereine. Nicht gemeint sind z. B. Personen mit bloßen privaten Vermietungseinkünften oder Arbeitnehmer, die nebenberuflich einen Minijob ausüben.

Sind natürliche Personen wirtschaftlich tätig, erhalten sie zusätzlich zur persönlichen Steueridentifikationsnummer eine W-IdNr., sodass der betriebliche Bereich eindeutig von der privaten Sphäre getrennt werden kann.

Zweck und Angabe der W-IdNr.

Sobald ein Gesetz deren Angabe vorschreibt, müssen wirtschaftlich Tätige ihre W-IDNr. in Dokumenten und Formularen eintragen. Das könnte z. B. bei der Beantragung von Fördermitteln, der Abwicklung von Handelsgeschäften oder bei statistischen Erhebungen der Fall sein.

Aufbau der W-IdNr.

Die W-IdNr. besteht aus den Buchstaben „DE“ und neun Ziffern. Bei wirtschaftlich Tätigen, die bereits eine Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.) haben, bildet deren Ziffernfolge die neunstellige Basis der W-IdNr.

Für die eindeutige Identifizierung im Besteuerungsverfahren wird jedem wirtschaftlich Tätigen fortlaufend für jede einzelne seiner wirtschaftlichen Tätigkeiten ein Unterscheidungsmerkmal zugeordnet. Jedes vergebene Unterscheidungsmerkmal ist mit einer Steuernummer verknüpft, mit welcher der Betrieb oder die Betriebsstätte beim zuständigen Finanzamt geführt wird. Eine W-IdNr. mit Unterscheidungsmerkmal sieht wie folgt aus:

Vergabeverfahren in Etappen

Die W-IdNr. wird stufenweise durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben.

Stufe 1:

Wirtschaftlich Tätigen wird eine W-IdNr. zunächst mit dem Unterscheidungsmerkmal 00001 zugeordnet, wenn sie zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Die Vergabe beginnt voraussichtlich ab November 2024.

Stufe 2:

An wirtschaftlich Tätige, die die Voraussetzungen der Stufe 1 nicht erfüllen, wird die W-IdNr. mit dem Unterscheidungsmerkmal 00001 voraussichtlich ab dem 3. Quartal 2025 vergeben.

Stufe 3:

Sofern mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten ausgeübt werden, vergibt das BZSt hierfür ab 2026 weitere Unterscheidungsmerkmale.

Die Mitteilung der W-IdNr. erfolgt durch:

• Öffentliche Mitteilung im Bundessteuerblatt für wirtschaftlich Tätige, die bereits über eine USt-IdNr. verfügen, ab wann die W-IdNr. zu verwenden ist – eine individuelle Mitteilung der zugeteilten W-IdNr. erfolgt nicht, da diese aus der USt.-IdNr. abgeleitet werden kann.
• Mitteilung über ELSTER für wirtschaftlich Tätige, die über keine USt-IdNr. verfügen. Hierfür ist ein ELSTER-Nutzerkonto erforderlich.

Eine Mitteilung der W-IdNr. per E-Mail oder Telefon ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.

Kein Ersatz der USt-IdNr.

Die W-IdNr. ersetzt nicht die USt-IdNr.! Unternehmen, die innergemeinschaftlich grenzüberschreitend tätig sind, verwenden die USt-IdNr. wie gewohnt weiter. Eine USt-IdNr. muss im Gegensatz zur W-IdNr. beantragt werden.

Steuernummer und Steuer-IdNr. bleiben

Die Steuernummer bleibt auch nach Einführung der W-IdNr. bestehen. Steuererklärungen sowie die bei den Landesfinanzbehörden oder beim BZSt einzureichenden Vordrucke bzw. Meldungen sind zunächst wie gewohnt mit der Steuernummer abzugeben. Sie werden nach und nach um die Angabe der W-IdNr. erweitert.

Bis zum 31. Dezember 2026 ist die Angabe der W-IdNr. und des Unterscheidungsmerkmals in den elektronischen Vordrucken nicht verpflichtend. Auch ein zur Mitteilung gesetzlich verpflichteter Dritter kann bis Ende 2026 statt der W-IdNr. des Steuerpflichtigen weiterhin dessen Steuernummer angeben. Bis Anfang 2027 sollten Briefbögen und Rechnungsvordrucke dann um die W-IdNr. ergänzt werden.

Die Identifikationsnummer (IdNr.), die jeder natürlichen Person in Deutschland zugeteilt wird, bleibt auch nach Einführung der W-IdNr. erhalten. Die neue W-IdNr. wird nur im Falle einer wirtschaftlichen Tätigkeit zusätzlich vergeben.