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Seit dem 1. Januar 2021 haben alle gesetzlichen Krankenkassen und damit auch die BKK W&F eine elektronische Patientenakte (ePA) anzubieten. Versicherten der BKK W&F stehen mit Careon und Vivy bereits zwei unterschiedliche Formen einer elektronischen Gesundheitsakte (eGA) als Vorgänge der ePA zur Verfügung. Die Nutzergebühren beider Anwendungen darf die BKK W&F durch die Einführung der ePA künftig nicht mehr tragen. Nutzer können die in einer eGA selbst hinterlegten Daten exportieren. Der Datenaufbau ist dabei so gewählt, dass ein kompletter Export in eine ePA möglich ist.

Überführung der Daten einer Gesundheitsakte (eGA)
in eine elektronische Patientenakte (ePA)

1. a) Daten aus der careon eGA exportieren
Die Exportfunktion steht in der careon eGA steht ab sofort bis zum 31.1.2022 zur Verfügung. Im Anschluss werden alle Akten automatisch gelöscht.

  • Um die selbst hinterlegten Daten zu exportieren, rufen Sie in ihrer careon eGA die Rubrik „Akte drucken“ auf. Aus Datenschutzgründen ist der Export in eine Archivdatei mit einem Passwort zu schützen:
careon Daten
  • Nach dem Klick auf das ‚Download‘-Symbol werden die Dokumente als zip-Datei in dem von Ihnen gewählten Ordner abgespeichert. Termine, Adressen, Arzt- und Notfalldaten werden aus technischen Gründen als PDF ausgegeben - unabhängig davon, in welchem Format diese seinerzeit eingestellt wurden.

1. b) Daten aus der vivy eGA exportieren
Die Exportfunktion steht in der vivy eGA ab dem 1.1.2022 zur Verfügung, die Portierung muss bis zum 31.3.2022 erfolgen. Im Anschluss werden alle Akten gelöscht.

  • Gehen Sie in Vivy auf die Funktion „Medizinische Daten exportieren“.
  • Auf der Folgeseite müssen Sie erneut auf „Medizinische Daten exportieren“ klicken, Sie werden dann aufgefordert, ein Passwort zu vergeben und einen Speicherort für die Dokumente auszuwählen. Hier gibt es mehrere Optionen – zum Beispiel können die Dokumente in eine Cloud geladen, lokal auf dem Smartphone gespeichert oder auch per E-Mail zugeschickt werden.
  • Nach Abschluss des Exports erhalten Sie eine verschlüsselte Archiv-Datei, die alle medizinischen Dokumente, Notfalldaten, Impfungen und Medikationen enthält, die in Vivy gespeichert waren.
  • Zu beachten ist: Die Dokumente werden aus technischen Gründen im Rahmen des Exportes als PDF ausgegeben – unabhängig davon, in welchem Format diese seinerzeit eingestellt wurden.

2. Daten in die ePA importieren

  • Haben Sie bereits eine ePA, melden Sie sich in der ePA-App an und öffnen Ihr Profil. Dort „Einstellungen > Meine Patientenakte verwalten“  Um nun den Importvorgang Ihrer Dokumente zu starten, muss die Schaltfläche „Dokumente aus eGA importieren“ gewählt und als Importdatei die erzeugte zip-Datei mit den PDF-Dokumenten ihrer eGA ausgewählt werden (Hinweis: keine XML-Datei oder ein Einzel-PDF). Die ePA-App führt Sie anschließend durch den Importvorgang. Dabei muss die zuvor exportierte Datei ausgewählt und das in Schritt 1 vergebene Passwort eingegeben werden.
Datenimport careon Daten in ePA
  • Sie können bestimmen, welche Daten Sie importieren möchten und festlegen, wer Zugriff darauf haben soll.
Datenimport careon GA in ePA

Im Anschluss sind die importierten Daten in der elektronischen Patientenakte (ePA) aufrufbar und stehen auch in der Dokumentensuche zur Verfügung.

Hinweis: die ePA steht nach derzeitigem Planungsstand ab dem 1.4. 2022 auch in verschiedenen Desktopversionen zur Verfügung. Die zur Anlage einer ePA erforderlichen sicheren Identifikationsverfahren stehen jedoch nur in der App zur Verfügung. Zumindest die Anlage einer ePA muss daher über ein mobiles Gerät erfolgen.

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