In großen Konzernen sind sie meist schon länger üblich, jetzt erkennen auch kleinere und mittlere Betriebe die Vorteile einer Mitarbeiterbefragung.
Befragungsziele definieren
Wer häufig im Internet einkauft, ist es gewohnt, nach seiner Meinung zu Produkten und zum Service gefragt zu werden. Für Unternehmen sind die Kundenfeedbacks wertvolles Material: Mit positiven Aussagen kann geworben werden, bei negativen Aussagen lassen sich Verbesserungspotenziale identifizieren und Kunden zurückgewinnen. Es ist naheliegend, Ähnliches auch unter den Beschäftigten innerhalb des Unternehmens durchzuführen. Positive Aussagen lassen sich für das Personalmarketing verwenden, negative Aussagen weisen auf Optimierungsmöglichkeiten hin. Außerdem fühlen sich die Beschäftigten, um deren Meinung gebeten wird, wertgeschätzt und tragen die aus den Ergebnissen entstehenden Veränderungen besser mit.
Jede Befragung sollte definierte Ziele haben, also zur Klärung vorab festgelegter Fragestellungen beitragen. Das könnten etwa sein:
- Wie zufrieden sind die Beschäftigten mit ihrem betrieblichen Umfeld?
- Wie empfinden die Beschäftigten die Führungstätigkeit ihrer Vorgesetzten?
- Wie ist das Klima innerhalb des Teams und der Belegschaft?
- Welchen Eindruck haben die Beschäftigten von den Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten?
- Bei welchen Arbeitsabläufen besteht Verbesserungsbedarf, und welche Vorschläge hat die Belegschaft dazu?
Über das grundlegende Ziel sollte sich das Führungsteam vor der Befragung verständigen. In Betrieben mit Betriebsrat ist dieser über die Befragung und die geplante Durchführung zu informieren und sollte sinnvollerweise an der Entwicklung beteiligt werden.
Positive Aspekte einer Mitarbeiterbefragung
- Die Beschäftigten fühlen sich wahrgenommen und wertgeschätzt, weil sie um ihre Meinung gebeten werden – was wiederum zu einer stärkeren Unternehmensbindung führt.
- Es entsteht ein Dialog über konkrete Verbesserungsmöglichkeiten im Betrieb.
- Positive Aussagen von Beschäftigten können für das Personalmarketing und die Fachkräftegewinnung genutzt werden.
- Vorgesetzte erhalten ein aktuelles Stimmungsbild aus ihrem Bereich und können etwa bei Sorgen frühzeitig steuernd eingreifen.
- Bei regelmäßiger Wiederholung der Befragung lassen sich Entwicklungen feststellen und ggf. Schwerpunkte neu setzen.
Durchführung der Befragung
Aus dem Befragungsziel können dann die konkreten Fragestellungen entwickelt werden. Für Befragungen zu konkreten Anlässen sollten es nicht mehr als 25 Fragen werden, eine große Umfrage zur Stimmung im Unternehmen sollte nicht mehr als 50 Fragen umfassen. Die Fragen sollten neutral und gut verständlich formuliert sein und einer logischen Struktur folgen, etwa durch Unterteilung in Abschnitte.
Eine Befragung kann unternehmensweit oder innerhalb eines Teams durchgeführt werden. Für eine ausreichende Akzeptanz und ehrliche Beteiligung muss sie freiwillig sein und anonym durchgeführt werden. Da viele Beschäftigte sich sorgen, ob sie anhand ihrer Antworten nicht doch identifiziert werden können, sollte auf die Erhebung persönlicher Daten (Beschäftigungsdauer, hierarchischer Status, Alter) möglichst verzichtet werden.
Die Form der Umfrage reicht von einer fragebogengestützten mündlichen Befragung durch Dritte (um die Identifizierung über die Handschrift zu umgehen) bis zum Einsatz einer Online-Anwendung eines systemexternen Anbieters ohne Übertragung der IP-Adresse. Sollte ein Teil der Belegschaft keinen Zugriff auf das Online-System haben, lassen sich die Wege auch kombinieren.
Praxistipp
Besonders gut auszuwerten sind Skalen-Antwortmöglichkeiten, also eine Einschätzung eines vorgegebenen Statements auf einer Skala von 1 („stimme voll zu“) bis 6 („stimme gar nicht zu“). Offene Fragen sind besonders ergiebig, aber auch aufwändiger auszuwerten, sie sollten in der Minderzahl sein.
Ergebnisse zeitnah vorstellen
Die Mitarbeiter haben ein Interesse daran, kurz nach der Befragung über die Ergebnisse informiert zu werden – auch dadurch zeigt sich die Wertschätzung. Die Präsentation hierzu sollte neben den faktischen Zahlen auch zeigen, welche Ergebnisse vonseiten der Führungskräfte als besonders wichtig angesehen werden und welche konkreten Verbesserungsmaßnahmen ergriffen werden.
Die offene Kommunikation über die Befragungsergebnisse kann dazu beitragen, dass daraus resultierende Veränderungen besser akzeptiert werden und ein beständiger Dialog über Verbesserungen in den betrieblichen Abläufen entsteht – auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Dieser Dialog reicht dann bis in das einzelne Personalentwicklungsgespräch hinein.
Beispiel Auswertung einer Umfrage
Die Mitarbeiterbefragung hat ergeben, dass die interne Kommunikation zwischen Vertrieb und Produktentwicklung Schwächen aufweist. Die Teams und Leitungen der beiden Bereiche erarbeiten konkrete Verbesserungsansätze, die dann in Form von Aufgaben an die einzelnen Teammitglieder verteilt werden.
