eAU - elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Der „gelbe Schein“ hat bald ausgedient: Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist beschlossene Sache. Sie erfolgt ab Oktober 2021 in verschiedenen Schritten. Die Arbeitgeber erhalten ab dem 1. Juli 2022 (im Rahmen der Pilotierung ggf. auch schon früher) die Möglichkeit, AU-Daten ihrer Beschäftigten von den Krankenkassen anzufordern. Hier ein erster Überblick.  

AU-Bescheinigung als Basis

Die AU-Bescheinigung vereint vielfache Nachweis- und Informationsverpflichtungen auf sich, welche im Rahmen der Digitalisierung jeweils betrachtet und berücksichtigt werden mussten. So erhalten Arbeitnehmer gegen Vorlage der AU-Bescheinigung Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber sowie nachfolgend bei längerer Arbeitsunfähigkeit Krankengeld von ihrer Krankenkasse. Die AU-Bescheinigung hat einen besonderen Beweiswert, weil sie ein ärztliches Attest ist, wonach nach ärztlicher Untersuchung die vorliegende Krankheit tatsächlich auch zur Arbeitsunfähigkeit führt. Aufgrund der erheblichen wirtschaftlichen Bedeutung für alle Verfahrensbeteiligten ist daher in der AU-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses festgelegt, wann und unter welchen Voraussetzungen ein Arzt eine Arbeitsunfähigkeit feststellen darf.

Gründe für die Digitalisierung

Ziel jedweder Digitalisierung ist, bestehende Prozesse zu vereinheitlichen und möglichst zu automatisieren. Genau diese Bestrebungen machen die Digitalisierung des „gelben Scheins“ so interessant, weil dieser Prozess eine immense praktische Bedeutung als absolutes Massenverfahren mit ca. 77 Mio. Formularen (demnach 308 Mio. Ausfertigungen) hat. Im Grunde sind alle Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Ärzte und Krankenkassen regelmäßig von dem Verfahren betroffen und bürokratisch belastet. Die AU wird durch die Ärzte festgestellt, im Praxisverwaltungssystem erfasst sowie ausgedruckt und unterschrieben. Von den Arbeitnehmern wird diese dann an den Arbeitgeber und die Krankenkasse versandt und dort letztendlich wieder aufwendig digitalisiert und vernichtet.

Die Vermeidung von Medienbrüchen im Prozess soll daher gleichzeitig weitere Synergien nutzen und z. B. vermeidbare Belastungen durch notwendige Nacharbeiten verhindern. Bisher durch Scanprozesse oder manuelle Eingaben auftretende Fehlerpotenziale sollen ausgeschlossen und damit bei geringerem Aufwand eine qualitativ hochwertigere Datenlage sichergestellt werden. Aber auch bisherige Sollbruchstellen sollen im Verfahren beseitigt werden. Wurde im aktuellen Regelverfahren der Versicherte als Erfüllungsgehilfe für die Übermittlung der AU-Bescheinigung vom Arzt an die Krankenkasse genutzt, führte dies nicht selten dazu, dass diese nicht dort ankamen und damit der Datenbestand bei den Krankenkassen (insbesondere bei Kurz-AU) nicht zeitnah vollständig sichergestellt werden konnte. Aktuelle Problemstellungen in Folgeprozessen (z. B. Anfragen der Arbeitgeber zu anrechenbaren Vorerkrankungen) sollen damit zusätzlich beseitigt und gleichzeitig die Versicherten von der Pflicht zur Übermittlung der Bescheinigungen befreit werden. Die Umsetzung eines solchen Massenverfahrens bedarf im Hinblick auf die vielfach aufeinanderfolgenden Prozesse eines gestaffelten Vorgehens.

Umsetzungsphase 1: Arzt an Krankenkasse

Die elektronische Übermittlung der AU-Daten zwischen Ärzten und Krankenkassen ist eigentlich bereits seit dem 1. Januar 2021 gesetzlich vorgesehen. Aufgrund der erheblichen pandemischen Belastungen sowie technischer Ausstattungs- und Umsetzungsschwierigkeiten aller Verfahrensbeteiligten verzögerte sich der Start der eAU und wird nunmehr ab dem 1. Oktober 2021 umgesetzt. Für den Zeitraum vom 1. Oktober bis zum 31. Dezember 2021 erfolgt ein „weicher Einstieg“ für die Ärzte. Dies bedeutet, liegen alle Voraussetzungen für die Übermittlung der eAU vor, ist diese auch verpflichtend umzusetzen. Fehlen hingegen noch technische Voraussetzungen, darf für diesen Zeitraum das bisherige Formular der AU-Bescheinigung weiterhin eingesetzt werden. Der verpflichtende Einsatz der eAU für alle Ärzte beginnt damit am 1. Januar 2022.

Damit die Versicherten auch in Zukunft informiert sind, welche Daten für sie an ihre Krankenkasse übermittelt wurden, erhalten sie eine der bisherigen Ausfertigung für die Versicherten vergleichbare Fassung mit den Diagnosen weiterhin in Papierform ausgehändigt. Auch bei Privatversicherten und Privatärzten kommen die bisherigen Papierverfahren weiter zum Einsatz. Hintergrund ist, dass die gesetzlichen Regelungen nur für die gesetzlich Versicherten und die für sie tätigen Vertragsärzte und Vertragszahnärzte gelten.

Fokus des eAU-Verfahrens ist es, alle bisher in der Praxis eingesetzten AU-Bescheinigungen zu digitalisieren. Hierzu gehören demnach auch die AU-Bescheinigungen, welche durch die Krankenhäuser ausgestellt werden. So ist eine Ausstellung von AU-Bescheinigungen bisher im Entlassmanagement für max. 7 Tage nach der stationären Entlassung möglich, was nunmehr zu einem gleichartigen Datensatz der eAU führen wird. Für Rehabilitationseinrichtungen ist ein vergleichbares Entlassmanagement im Zusammenhang mit Leistungen der gesetzlichen Krankenkassen vorgesehen, eine Umsetzung im eAU-Verfahren erfolgt hier nur unter der Voraussetzung, dass die Rehabilitationseinrichtung an die Telematikinfrastruktur angeschlossen ist. Zum Start des eAU-Verfahrens wird daher weitgehend noch keine Umstellung erfolgen und eine Übermittlung, wenn überhaupt, nur in Einzelfällen stattfinden.

Der Bundesmantelvertrag-Ärzte als Leitmedium

Näheres zu den zwischen Ärzten und Krankenkassen vereinbarten Verfahren enthält der Bundesmantelvertrag- Ärzte (BMV-Ä). Hier sind alle zur Organisation der vertragsärztlichen Versorgung, zur persönlichen Leistungserbringung sowie zu Überweisungen und Verordnungen erforderlichen Vereinbarungen enthalten. Auch die für die Umsetzung in der Praxis vorgesehenen Formulare sind hier abgebildet und näher definiert, so auch die bisherige AU-Bescheinigung. Um der voranschreitenden digitalen Umsetzung von Vordrucken Rechnung zu tragen, wurde der BMV-Ä um eine neue Anlage 2b und ein technisches Handbuch erweitert. Um Unterschiede in der Umsetzung zu vermeiden, wurde vereinbart, dass die Regelungen aus dem BMV-Ä analog auch für die anderen Bereiche Anwendung finden, welche daher auf den BMV-Ä verweisen.

Der BMV-Ä sieht nunmehr vor, dass der Datensatz inhaltlich identisch zur bisherigen AU-Bescheinigung abgebildet ist. Auch die Unterschrift des Arztes wurde digital umgesetzt und hat durch eine entsprechende Signatur mittels des elektronischen Heilberufeausweises zu erfolgen. Gerade diese Signatur wurde jedoch als sehr aufwändig von den Ärzten eingeschätzt, weshalb es zwischenzeitlich Vereinbarungen zu Sonderformen der Signatur gibt. So kann neben der Einzelsignatur auch ein ganzer Stapel durch den Arzt auf einmal signiert oder mit der Komfortsignatur mehrere folgende Dokumente freigegeben werden. Gerade die Komfortsignatur befindet sich aber erst im Aufbau und benötigt die neuesten verfügbaren Hard- und Softwarekomponenten. Da diese aber für das E-Rezept ebenfalls benötigt werden, welches ab dem 1. Januar 2022 verpflichtend wird, und dies ohne eine Übermittlung just-in-time kaum vorstellbar ist, wird davon auszugehen sein, dass die Komfortsignatur sich relativ schnell durchsetzen und dann zu einer weiteren Beschleunigung des Verfahrens führen wird. Um den Arbeitgebern für ihren Abruf eine Sicherheit der Verfügbarkeit der Daten zu geben, ist vertraglich vereinbart, dass Ärzte mindestens einmal täglich eAU’s signieren und versenden müssen.

Die eAU’s werden anhand der Stammdaten auf der elektronischen Gesundheitskarte versandt. Hier kann neben den persönlichen Angaben zum Versicherten wie Name und Adresse auch das Institutionskennzeichen der Krankenkasse entnommen und für die Übermittlung genutzt werden. Findet ein Wechsel der Krankenkasse statt, ist es zukünftig umso wichtiger, dass Versicherte nach dem Kassenwechsel nur noch mit ihrer jeweils „neuen“ elektronischen Gesundheitskarte zum Arzt gehen.

Wie bei allen technischen Prozessen können natürlich auch Störungen im Datenaustausch auftreten, von daher sind auch für diese Sonderfallgestaltungen die weiteren Absprachen im BMV-Ä hinterlegt. Bei jedwedem Ausfall haben die Ärzte alle noch nicht versandten eAU’s in ihrem Praxisverwaltungssystem zu puffern und an die zuständige Krankenkasse zu versenden, sobald die Störung behoben ist. Weil solche Verzögerungen jedoch negative Auswirkungen auf die Entgeltfortzahlung oder auch Krankengeldzahlung haben können, ist gleichzeitig auch der Einsatz eines Papierersatzverfahrens vorgesehen. Vereinbarte sog. „Stylesheets“ stellen sicher, dass die Darstellung der im Datensatz enthaltenen Daten unabhängig vom eingesetzten Browser in einem PDF-Dokument immer gleich erfolgt und daher der Ausdruck hiervon als Ersatzbescheinigung genutzt werden kann. Die Optik ist dabei der aktuellen AU-Bescheinigung nachempfunden und die Hinweise auf dem Versichertendurchschlag entsprechend angepasst.

Umsetzungsphase 2: Krankenkasse an den Arbeitgeber

Ab dem 1. Juli 2022 ist auch die Digitalisierung des Verfahrens zu den Arbeitgebern gesetzlich obligatorisch vorgesehen. Der neue § 109 SGB IV sieht ab diesem Zeitpunkt vor, dass die Krankenkassen auf Abruf des Arbeitgebers die ihr vorliegenden AU-Daten an diesen elektronisch zu übermitteln haben. Zusätzlich werden auch die AU-Daten bei Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten und die Zeiten von stationären Krankenhausaufenthalten den Arbeitgebern zur Verfügung gestellt. In diesen Lebenslagen entfällt daher das bisherige Papierverfahren, weshalb im Entgeltfortzahlungsgesetz die bisher dort enthaltene Vorlageverpflichtung des Arbeitnehmers für die vorgenannten Fallgestaltungen der eAU entfällt. Der Arbeitnehmer ist jedoch weiterhin verpflichtet, zu den bisherigen Zeitpunkten der Vorlageverpflichtung einen Arzt aufzusuchen und den Arbeitgeber über das Vorliegen der AU und deren Dauer unverzüglich zu informieren, um seine Entgeltfortzahlungsansprüche zu sichern. Für alle weiteren Fallgestaltungen wie z. B. bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern, Zeiten von Rehabilitationsleistungen, aber auch bei Zeiten einer Kind-Erkrankung, eines Beschäftigungsverbotes oder einer stufenweisen Wiedereingliederung, verbleibt es bei dem bisherigen Papierverfahren.

Wie ruft der Arbeitgeber die Daten bei der Krankenkasse ab?

Wurde der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer über das Vorliegen einer AU informiert, kann ein entsprechender Abruf bei der Krankenkasse erfolgen, wobei jede einzelne AU-Bescheinigung (Erst- und Folgebescheinigungen) separat abgefordert werden muss. Aufgrund der Abfrage erfolgt durch die Krankenkasse regelmäßig eine vollautomatische Übermittlung der in ihrem Bestand vorliegenden AU-Zeiten bzw. Zeiten eines stationären Krankenhausaufenthaltes. Die Steuerung, welcher AU-Zeitraum abgerufen werden soll, erfolgt dabei über das Feld AU_ab_AG. Um einen Abruf zielgenau vorzunehmen, muss daher dahingehend unterschieden werden, ob vor dem aktuellen Abruf bereits laufend eine AU bestand oder eine Arbeitsfähigkeit vorlag.

War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit – wenn auch nur für kurze Zeiträume – arbeitsfähig, dann ist vom Arbeitgeber im Feld AU_ab_AG der erste Tag der ihm vorliegenden AU anzugeben. Hierbei ist zu beachten, dass durch zu frühe Abrufe Rückmeldungen mit dem Grund „4 = eAU oder Zeiten eines stationären Aufenthaltes liegen nicht vor“ erzeugt werden können, welche regelmäßig zu Mehrarbeiten aufgrund der erforderlichen Aufklärung führen. Diese Fehlabrufe sollten daher zwingend vermieden werden, weshalb insbesondere für Arbeitnehmer, welche vom Arbeitgeber nicht zu einer vorzeitigen Anzeige (§ 5 EFZG) aufgefordert sind, eine Abfrage erst ab dem fünften Tag der AU erfolgen sollte. Hintergrund ist, dass der Arbeitnehmer spätestens am vierten Tag einer AU den Arzt aufgesucht haben und noch ein weiterer Tag für die Verzögerung der Übermittlung vom Arzt an die Krankenkasse hinzugerechnet werden muss. Liegt demnach zum Zeitpunkt der Abfrage immer noch nichts vor, besteht entweder ein Störfall, es liegt eine Lebenslage ohne eAU vor oder es handelt sich um eine nicht nachgewiesene Abwesenheit.

Folgeerkrankungen: Lag vor dem aktuellen Zeitpunkt bereits eine AU vor, dann ist vom Arbeitgeber im Feld AU_ab_AG der Tag nach dem Ende der vorherigen AU anzugeben.

Prüfung durch die Krankenkassen

Die Krankenkassen prüfen aufgrund der Abfrage des Arbeitgebers, inwieweit eine Versicherung vorliegt. Liegt keine vor, wird dies dem Arbeitgeber entsprechend mitgeteilt und eine erneute Abfrage bei der korrekten Krankenkasse ist erforderlich. Liegt eine Versicherung hingegen vor, erfolgt eine Prüfung in drei Schritten:

Nur wenn auch in Schritt 3 kein relevanter AU-Zeitraum festgestellt werden konnte, erfolgt eine Rückmeldung mit Grund „4 = eAU oder Zeiten eines stationären Aufenthaltes liegen nicht vor“. Die Rückmeldung stellt für den Arbeitgeber eine Zwischennachricht dar, während die Krankenkasse für weitere 14 Tage regelmäßig prüft, ob entsprechende eAU-Daten eingehen. Ist dies der Fall, werden die Daten ohne erneute Aufforderung übermittelt.

Weiteres Vorgehen bei fehlenden eAU‘s

Auch im Verfahren zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen können Datensätze und damit eAU’s nicht ankommen. Dies kann jedoch nicht zwingend mit einer fehlenden Vorstellung des Arbeitnehmers beim Arzt gleichgestellt und deshalb die Entgeltfortzahlung eingestellt werden. Ziel muss es daher sein, die Ursache so zielgenau wie möglich einzugrenzen.

Konnte trotz nicht verfrühtem Abruf bei der Krankenkasse kein relevanter AU-Zeitraum festgestellt werden, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, die 14 Tage, während der die Krankenkassen weiterhin den Eingang prüfen, abzuwarten und erst im Nachgang selbst tätig zu werden. Anhaltspunkt könnte zusätzlich auch sein, ob systemseitig ein aktueller Wechsel der Krankenkasse vorliegt und daher von einer Problematik aufgrund der Nutzung der „alten“ elektronischen Gesundheitskarte durch den Arbeitnehmer ausgegangen werden kann. Weitere Anhaltspunkte könnten Urlaubsaufenthalte oder Dienstreisen bieten, weil im Ausland keine eAU ausgestellt werden kann. Ist auch dann noch nicht klar, woran es liegen könnte, hilft nur, auf den Arbeitnehmer zuzugehen und die entsprechende Sachlage zu klären