Elektronische Rechnung

Die BKK WIRTSCHAFT & FINANZEN ist aufgrund des E-Rechnungs-Gesetzes vom 4. April 2017 (BGBl. I, 770 ff.) dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen über Verwaltungskosten von Zulieferern und Dienstleistern gemäß EU-Norm 16931 über digitale Kanäle empfangen und medienbruchfrei zu verarbeiten.

Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung steht Ihnen die Nutzung Rechnungseingangsplattform unter https://portal.b4value.net/edi zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, eine Rechnung auf der Plattform im einheitlichen Format zu erstellen oder eine vorhandene Rechnung hochzuladen und zu versenden. Darüber hinaus wird die Übertragung von Rechnungen über das Netzwerk PEPPOL und per E-Mail unterstützt.

Wichtig: Die elektronische Rechnungsstellung ist für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung - beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 €, ohne USt- sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.

In § 4 der E-RechV des Bundes sind die Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung festgelegt. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 sowie der E-RechV entsprechende elektronische Rechnungen. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Nutzungsbedingungen der b4value.net GmbH erfüllen.

Weitere Informationen über den Standard XRechnung erhalten Sie unter www.xoev.de/de/xrechnung. Soweit Sie nicht zur Einreichung von elektronischen Rechnungen verpflichtet sind und diese Möglichkeit nicht nutzen möchten, bitten wir Sie, Rechnungen weiterhin über den Postweg an die BKK WIRTSCHAFT & FINANZEN, Zentrale, Bahnhofstraße 19, 34212 Melsungen zu senden. Fragen beantworten wir Ihnen gerne unter 0561 51009 800 oder per Mail an finanzen@bkk-wf.de.

Anforderungen im Überblick

Rechnungsinhalte

Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine elektronische Rechnung gemäß § 5 E-RechV des Bundes folgende Angaben enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer (ID): Die Leitweg-ID der BKK WIRTSCHAFT & FINANZEN lautet 993-80181-16.
• Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch den Auftraggeber übermittelt wurden:

• Bestellnummer
• Lieferantennummer (Kreditorennummer)

Alle abrechnungsrelevanten Angaben müssen in einer maschinell lesbaren Form übermittelt werden und dürfen nicht außerhalb der vorgesehenen Textfelder enthalten sein.

Rechnungsformat

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der E-RechV des Bundes entspricht. Zusätzlich müssen die Nutzungsbedingungen der b4value.net GmbH erfüllt werden.

• Rechnungsformate, welche nicht diesen Anforderungen entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
• Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
• Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 15 MB. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.
• Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (z.B. Ausfuhrnachweise oder Zolldokumente).

Rechnungsübermittlung

• Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die genannte Rechnungseingangsplattform zu nutzen. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle voraus.
• Anderweitig zugestellte elektronische Rechnungen können nicht berücksichtigt werden.
• Es ist nicht zulässig, Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer sowohl in elektronischer Form als auch auf Papier zu übersenden. Bitte nutzen Sie zukünftig nur das elektronische Rechnungsformat, um die Zahl möglicher Duplikate zu verringern.