Seit der vorübergehenden Homeoffice-Pflicht 2020 haben viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Vorteile dieser Arbeitsweise erkannt. Gleichzeitig stellte sich aber heraus, dass bestimmte, v.a. kreative Prozesse in Präsenz bessere Ergebnisse liefern als im „stillen Kämmerlein“. Die Lösung: hybrides Arbeiten, also sowohl Arbeit im Homeoffice als auch im Büro.
Neue Ausrichtung von Büroarbeitsplätzen
Viele Büroarbeiter stellen nach gut 1,5 Jahren Corona-Homeoffice fest, dass eine Mischung aus beispielsweise 2 Tagen Präsenz im Büro und 3 Tagen Homeoffice ihnen hilft, effizienter zu arbeiten. Denn die meisten Bürotätigkeiten haben Anteile, die besser mit Kollegen im direkten Kontakt abgestimmt werden sollten, und Anteile, die besser in Ruhe zu Hause oder an einem anderen externen Arbeitsplatz erledigt werden können. Zudem sparen sie sich für die Homeoffice-Tage die Zeit für An- und Abfahrt.
Bei der hybriden Nutzung verändert sich die Nutzung des Arbeitsplatzes im Büro. Statt dort alles durcheinander zu erledigen, also Telefonate, Stillarbeit, Kreativarbeit und Kollegenkontakte, verschiebt sich die Ausrichtung auf den sozialen und kreativen Bereich. Anstöße zu Kreativität, Innovationen, neuen Produkten und der soziale Austausch brauchen die räumliche Nähe mit den Kollegen. Wer hingegen Konzepte erstellen, komplexe Sachlagen prüfen oder Routinen abarbeiten muss, kann dies oft besser von zu Hause aus. Kurz: Die Art der Aufgabe entscheidet über den Arbeitsort.
Das Büro wird also zum Ort für Innovationsprozesse und Sozialkontakte, die für den Zusammenhalt des Teams nicht zu unterschätzen sind. Damit wird der Meetingraum künftig wichtiger als das Einzel- oder Großraumbüro. Auch der informelle Austausch in der Kaffeeküche, am Kicker oder in der Kantine fördert die Zusammenführung von verschiedenen Erfahrungen zu einer Idee, die Innovation bedeuten kann.
Voraussetzungen für hybride Arbeit
Damit auch Teams hybrid arbeiten können, sind einige Voraussetzungen notwendig, die in der Coronazeit oft schon vorbereitet wurden. So sollte es selbstverständlich sein, dass alle Mitarbeiter einen Laptop, eine Webcam, ein Headset und einen Fernzugriff auf die von ihnen genutzten Firmensysteme erhalten – samt den entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen. Sofern noch nicht vorhanden, sollte ein elektronisches, ortsunabhängig zu bedienendes Zeiterfassungssystem eingerichtet werden. Viele Firmen nutzen inzwischen interne Chat- und Planungstools, durch die von mehreren Standorten aus an denselben Projekten gearbeitet werden kann. Auch eine ausreichend schnelle Internetverbindung sowie Lizenzen für ein Videokonferenztool sollten in ausreichender Zahl vorhanden sein. Zudem ist ein großer Bildschirm im Meetingraum inzwischen Standard, um schnell eine Videobesprechung mit Experten, Kollegen, Kunden etc. einrichten zu können.
Praxistipp
Von hybriden Arbeits-Modellen können auch Arbeitgeber profitieren. Wenn die Mitarbeiter untereinander festlegen, wer wann da ist und wann nicht, lässt sich ein Arbeitsplatz für mehrere Personen im Wechsel nutzen. So kann Büromiete gespart oder ein Teil der Gewerbeimmobilie vermietet werden. Zudem reduzieren sich die Nebenkosten.
Führung im hybriden Modell
Motivation steigern
Diverse Umfragen haben ergeben, dass Homeoffice die Zufriedenheit mit der Arbeit steigen lässt und die Work-Life-Balance verbessert. Das war zu Beginn der Pandemie sogar noch ausgeprägter, als viele Eltern ihre Kinder zu Hause betreuen mussten. In der Zwischenzeit hat sich das etwas relativiert. Vielen Homeworkern fiel im Laufe der Monate die Decke auf den Kopf, sie vermissten den sozialen Kollegenkontakt und die räumliche Trennung von Wohnung und Arbeitsstätte. Eine Mischform wie das hybride Arbeiten sollte das Beste aus beiden Welten verbinden, Einsamkeit reduzieren und damit Motivation und Zusammengehörigkeitsgefühl verbessern. Das Unternehmen kann dabei helfen, indem die Vorgesetzten sehr bewusst zu Kreativrunden einladen, Workshops anbieten oder Inhouse-Fortbildungen veranstalten. Auch attraktive Büros laden zur (Teil-)Rückkehr ein.
Führung im hybriden Modell
Hybride Arbeit benötigt – wie auch mobile Arbeit – das Vertrauen der Führungskraft in die Selbstorganisation der Mitarbeiter. Die vergangenen 1,5 Jahre haben sicherlich ihren Beitrag dazu geleistet. Wer von zu Hause aus arbeitet, benötigt eher mehr klare Rahmenbedingungen für seine Arbeit, Ziele und Termine, aber auch Ressourcen, Entscheidungs- und Handlungsspielräume. Jours fixes, Berichtstermine oder auch regelmäßige Newsletter der Geschäftsführung helfen, die Zusammenarbeit und den Informationsfluss aufrechtzuerhalten. Außerdem sollten die Prozesse so überarbeitet werden, dass Entscheidungen nicht nur von einer Person getroffen werden können – denn das verlangsamt die Strukturen sehr. Die Rahmenbedingungen für hybride Arbeit (Umfang, Variabilität etc.) sollten in einer Dienst- oder Betriebsvereinbarung festgelegt werden.
Praxistipp
Eine aktuelle Untersuchung zum Homeoffice und mobilen Arbeiten liefert die Universität Konstanz.
