Dynamisch, flexibel, beweglich – Schlagworte, die agiles Arbeiten beschreiben. Diese Arbeitsform steht für ein modernes Arbeitsumfeld, offene Ansätze und Erfolg. In vielen Unternehmen findet bereits agiles Arbeiten statt. Aber was ist das eigentlich genau und wo funktioniert es besonders gut?
Veränderung in der Arbeitswelt
Seit dem Jahrtausendwechsel verändert sich die Arbeitswelt rasant: Kennzeichen sind eine schnelle technische Entwicklung und kontinuierliche Innovationen, auf die viele Unternehmen noch nicht vorbereitet waren. Gerade große Betriebe und Konzerne haben durch ihre starren Strukturen und bürokratischen Prozesse oft Schwierigkeiten, dabei mitzuhalten. Aus dieser Situation heraus ist die Arbeitsweise „agiles Arbeiten“ entstanden. Es soll Unternehmen dazu befähigen, sich schnellen Veränderungen anzupassen und kurzfristig zu reagieren. Anfang der 2000er Jahre entstanden erste Ansätze des agilen Arbeitens in der Softwareentwicklung. Mittlerweile hat sich diese Form des Arbeitens auf alle Branchen ausgeweitet. Hauptkennzeichen agilen Arbeitens ist größere Flexibilität, schnellere Handlungsfähigkeit und innovatives Denken und Arbeiten.
Modelle des agilen Arbeitens – zwei Beispiele
„Scrum“
Bei komplexen Aufträgen kann agiles Arbeiten von Vorteil sein, da Unternehmen sich ändernde Kundenwünsche schnell berücksichtigen können. Ein Modell beim agilen Arbeiten heißt „Scrum“, das so viel wie „Gedränge“ bedeutet. Ein komplexer Arbeitsauftrag wird in mehrere zeitlich begrenzte Blöcke, sogenannte Sprints, eingeteilt. Innerhalb eines Sprints erfolgen regelmäßige Absprachen innerhalb des Teams. Am Ende des Sprints gibt es ein Teil-Ergebnis, das dem Kunden präsentiert wird. Sein Feedback fließt dann in die weitere Arbeit ein. Entweder geht es weiter wie bisher oder der nächste Sprint geht in eine andere Richtung. Das Team nähert sich Sprint für Sprint dem Ergebnis. Sogenannte Scrum-Master, vergleichbar mit Moderatoren, begleiten das Team und versuchen, die Situationen mit Fragen wie „Wo stehen wir?“ oder „Wo hakt es gerade?“ zu reflektieren.
„Open Fridays“
Ein anderes Modell für agiles Arbeiten sind Open Fridays. Dabei treffen sich Mitarbeiter aus allen Abteilungen des Unternehmens freiwillig in einem bestimmten Rhythmus, zum Beispiel jeden zweiten Freitag im Monat. Hier können die Teilnehmer Themen vorschlagen, die sie bearbeiten wollen. Jeder schreibt sein Thema auf ein Post-It und stellt es vor, sodass sich dann spontan Teams bilden. Diese arbeiten innerhalb eines festgelegten Zeitraums an den Themen und stellen sie am Ende des Open Fridays den anderen Kollegen vor. Durch diese Methode wird Know-how zwischen Kollegen geteilt, die sonst nicht zusammenarbeiten. So entstehen nicht nur neue Ideen, sondern auch eine intensivere Zusammenarbeit im Unternehmen.
Voraussetzungen an das Team
Ein gut funktionierendes Team ist die Kernvoraussetzung für agiles Arbeiten. Das Team blickt zurück, analysiert Probleme und legt fest, was beim nächsten Mal besser gemacht werden kann. Das bedeutet auch, dass Hierarchien flacher werden: Beschäftigte haben mehr Verantwortung, indem sie beispielsweise Teile eines Auftrags eigenständig planen. Oder sie legen selbst innerhalb ihres Teams fest, wer im Homeoffice oder wer corona-konform im Unternehmen arbeitet. Vorteil: Die Teammitglieder gehen eine Aufgabe möglicherweise motivierter an.
Agiles Arbeiten bedeutet auch, dass mehr kommuniziert werden muss als in traditionellen Arbeitsstrukturen. Ein permanenter Austausch sorgt dafür, dass Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden können. Auch die Führungskräfte haben beim agilen Arbeiten eine andere Rolle: Sie koordinieren, coachen und sorgen dafür, dass das Team ungestört arbeiten kann. Die Führungskraft lässt das Team entscheiden, ohne viel Einfluss zu nehmen.
Wo klappt agiles Arbeiten und wo nicht?
Agiles Arbeiten wird nicht von jedem Beschäftigten gleich gut angenommen. Mancher befürchtet durch die höhere Verantwortung mehr Stress und Druck. Auch einige Führungskräfte haben Probleme mit agilem Arbeiten, da sie Angst vor Machtverlust haben. Damit agiles Arbeiten klappt, muss es eine Offenheit des Betriebes sowie der Führungskräfte und Mitarbeiter geben, die zu einer neuen Form der Zusammenarbeit bereit sind.
Praxistipp
Von hybriden Arbeits-Modellen können auch Arbeitgeber profitieren. Wenn die Mitarbeiter untereinander festlegen, wer wann da ist und wann nicht, lässt sich ein Arbeitsplatz für mehrere Personen im Wechsel nutzen. So kann Büromiete gespart oder ein Teil der Gewerbeimmobilie vermietet werden. Zudem reduzieren sich die Nebenkosten.
Wie können Unternehmen agiles Arbeiten umsetzen?
Will ein Unternehmen auf agiles Arbeiten umstellen, so treten zu Beginn häufig Probleme auf. Es ist schwierig, sich von alten Gewohnheiten zu trennen. Zudem lässt der gewünschte Erfolg manchmal etwas auf sich warten. Trotzdem sollten Unternehmen den Schritt wagen, denn auf lange Sicht überwiegen die Vorteile. Die folgenden Tipps können helfen, agiles Arbeiten erfolgreich umzusetzen:
- Umdenken: Im ganzen Unternehmen braucht es die Bereitschaft, sich auf agiles Arbeiten einzulassen. Geht es um neue Rollen im Unternehmen, müssen Führungskräfte mehr erklären und mit Mitarbeitern kommunizieren, um ihnen die Unsicherheit zu nehmen. Beschäftigte benötigen mehr Sicherheit, wenn sie eigenverantwortlich und dynamisch arbeiten sollen.
- Mehr Vertrauen: Führungskräfte müssen mehr Aufgaben und Verantwortung an Mitarbeiter abgeben. Dazu braucht es das Vertrauen, dass alle Mitarbeiter in der Lage sind, selbstständig und eigenverantwortlich zu handeln.
- Vom agilen Arbeiten lernen: Schon die Einführung der neuen Arbeitsweise kann als erster agiler Prozess angesehen und behandelt werden. Das heißt, dass Feedback von Mitarbeitern eingeholt und in kurzen Abständen geprüft werden sollte, ob und wo Anpassungen nötig sind.
