Die Corona-Pandemie hat den Trend zum Homeoffice stark beschleunigt. Mancher Arbeitgeber denkt nun darüber nach, seinen Arbeitnehmern die hybride Arbeit dauerhaft zu ermöglichen und die bisherigen Büroräume teilweise abzubauen und umzugestalten.
Ausbau des Homeoffice
Wenn das Arbeiten im Homeoffice – zumindest teilweise – auch in Zukunft fester Bestandteil des Arbeitsalltags sein soll, müssen für diese Arbeitsplätze neben dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) auch die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) beachtet werden, da es sich bei diesen Arbeitsplätzen in der Regel um (alternierende) Telearbeit handelt. Für solche Telearbeitsplätze, die vertraglich geregelt sein müssen, hat der Arbeitgeber die benötigte Ausstattung zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus ist vom Arbeitgeber bei der erstmaligen Beurteilung der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsplatzes eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen, deren Wirksamkeit zu überprüfen und eine Sicherheitsunterweisung zu organisieren.
Wird dagegen das Arbeiten von zu Hause aus kurzfristig angesetzt und ist es von vornherein nur für einen befristeten Zeitraum vorgesehen, so gilt dies nicht als Homeoffice im Sinne der Telearbeit, sondern als mobiles Arbeiten, bei dem die Arbeitsstättenverordnung nicht greift.
Meetingzonen, Desk-Sharing und Pausenräume
Großraumbüros als Meetingzonen
Das ohnehin nicht bei allen Mitarbeitern beliebte Konzept der Großraumbüros könnte durch einen Meetingspace ersetzt werden. Dazu werden die Arbeitsplätze aus dem Raum entfernt und stattdessen eine inspirierende, größere Fläche geschaffen, auf der sich Teams und Arbeitsgruppen in von ihnen gestalteten Formen treffen – sei es zum Stehtreff, am klassischen Konferenztisch oder in variablen Sitzgruppen. Selbst eine repräsentative Einrichtung mit unterschiedlichen Sitzgelegenheiten vom Sitzball über das Sofa bis zum Hängesessel ist denkbar. Sinn ist es, in solchen Multi- oder Open-Space-Arbeitswelten die Denkstrukturen auch optisch aufzubrechen, den eigenen Arbeitsplatz und die eingefahrenen Wege bewusst zu verlassen und in der Gruppe auf neue, unkonventionellere Ideen zu kommen. Der Raum sollte hierzu auch mit einer guten Videokonferenzanlage sowie mit Moderationsmöglichkeiten ausgestattet sein. Verstellbare Trennwände und Vorhänge können spontane Rückzugsräume bieten. Und für Tätigkeiten, für die Ruhe oder Diskretion notwendig sind, werden zeitweilig Einzelbüros mit festen Türen genutzt.
Schreibtisch-Schichten (Desk Sharing)
Wenn die Arbeitnehmer nur noch zu bestimmten Zeiten ins Büro kommen, bietet es sich an, die vorhandenen Arbeitsplätze umschichtig zu belegen, sodass sich mehrere Kollegen einen Schreibtisch teilen („Desk Sharing“). Diese Idee des „Bedarfsschreibtisches“ ist nicht neu, bei vielen Mitarbeitern aber noch nicht sonderlich beliebt. Je nach Typ möchten Arbeitnehmer nämlich auch kleine, persönliche Gegenstände wie Kinderzeichnungen oder auch Arbeitsmaterialien wie Wandkalender mit den eigenen Einträgen dauerhaft an „ihrem“ Platz verfügbar haben. Auch eine Studie des ISF München kommt zu dem Schluss, dass speziell in Deutschland der Wunsch nach einem persönlichen Arbeitsplatz/Schreibtisch sehr ausgeprägt ist. Es lohnt sich also, die Akzeptanz eines solchen Konzeptes im Team genau zu prüfen. Wer hingegen offenbar selten ein Problem mit Desk Sharing hat: Vertriebsmitarbeiter und Kollegen mit hohem Homeoffice-Anteil sowie Manager mit vielen Außenterminen.
Kaffee-Ecke/Teeküche
Der altbekannte „Sozialraum“, Pausenraum bzw. die Kantine sind für private Gespräche oder einfach Ruhezeiten schon immer von großer Bedeutung gewesen. Bei offenen Raumkonzepten sind sie besonders wichtig, um dem Geräuschpegel eines größeren Meetings zu entgehen, sich kreative Auszeiten zu verschaffen oder informelle Gespräche zu führen. Der Raum sollte großzügig, ansprechend und aufgeräumt sein. Der multifunktionale Heißgetränkebereiter ist kaum daraus wegzudenken, auch andere Verpflegungsmöglichkeiten, ein Obstkorb oder frische Brötchen verstärken einen einladenden Eindruck. Sitzgruppen und Einzeltische ermöglichen eine freie Platzwahl je nach Gruppengröße und Ruhebedürfnis. Die Bereitstellung eines kostenfreien WLAN ist inzwischen schon üblich geworden.
Video: Großraumbüro
– Vorhölle oder Chance?
Co-Working-Spaces
Vor allem für Mitarbeiter, die im ländlichen Raum wohnen, eine lange Anfahrt und/oder im Homeoffice nicht genügend Platz, Ruhe bzw. Technik haben, kann sich die stundenweise Anmietung eines Co-Working-Spaces lohnen. Die Mietbüros bzw. -arbeitsplätze sind oft professionell eingerichtet, mit modernster Technik ausgestattet und können beispielsweise für Videokonferenzen genutzt werden, bei denen es auch auf repräsentative Räumlichkeiten, störungsfreie Abläufe und Konferenztechnik ankommt. Oft sind auch Beamer, Flipcharts und eine Glasfaseranbindung vorhanden. Diese Arbeitsform gewinnt inzwischen unter dem Schlagwort „Working From Anywhere“ größere Beliebtheit.
Praxistipp
Co-Working-Spaces für Mitarbeiter sollten immer vom Arbeitgeber angemietet werden, um umsatzsteuerliche Vorteile und eine Anerkennung als Betriebskosten zu erreichen.
