Mobile Endgeräte wie Laptops, Tablets und Smartphones spielen in der heutigen hybriden Arbeitswelt eine immer größere Rolle. Häufig werden sie den Arbeitnehmern inklusive der Software und auch zur privaten Nutzung überlassen. Nun haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung geregelt, wie sich diese Nutzungsüberlassungen beitragsrechtlich auswirken.
Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Bewertung
Neben der kostenfreien Überlassung durch den Arbeitgeber werden auch Leasing-Modelle, bei denen die Arbeitnehmer für die Vertragslaufzeit der privaten Nutzungsüberlassung der Geräte auf einen Teil ihres Entgelts verzichten, in der betrieblichen Praxis zunehmend relevant. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben sich im Rahmen ihrer Besprechung über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs im Mai 2023 mit der sozialversicherungsrechtlichen Behandlung entsprechender Leasing-Modelle beschäftigt. Diese ist – neben einer korrekten steuerlichen Bewertung – wichtig, um unliebsame Überraschungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
Steuerliche Bewertung
Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör und Software ist nach § 3 Nummer 45 Einkommensteuergesetz (EStG) als steuerfreie Einnahme zu bewerten. Das gilt unabhängig davon, ob die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird oder nicht.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung
In der Sozialversicherung gilt nach § 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV), dass die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungsoder Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör und Software im Unterschied zum Steuerrecht nur dann beitragsfrei ist, wenn die Arbeitgeberleistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Das Kriterium der Zusätzlichkeit ist bei einem Entgeltverzicht des Arbeitnehmers nicht erfüllt, sodass Leasing-Modelle beitragspflichtig sind. Die Höhe des geldwerten Vorteils allerdings war bisher nicht geregelt.
Geldwerter Vorteil bei Leasingmodellen
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben nunmehr für solche Leasing- Modelle wie dem sog. Mitarbeiter-PC-Programm (MPP) festgelegt, dass aus Vereinfachungsgründen als Wert für die private Nutzungsüberlassung monatlich ein Betrag in Höhe des jeweiligen Entgeltverzichts des Arbeitnehmers anzusetzen ist. Sofern die Höhe der Leasingrate und die Höhe des Entgeltverzichts voneinander abweichen, ist die Höhe der vom Arbeitgeber als Leasingnehmer vereinbarten Leasingrate in Ansatz zu bringen.
Beispiel 1
Sachverhalt:
Der Arbeitgeber überlässt dem Mitarbeiter ein Smartphone, das dieser auch privat nutzen darf. Die Leasingrate für den Arbeitgeber beträgt monatlich 50 EUR. Die private Nutzungsüberlassung wird zusätzlich zum eigentlichen Arbeitsentgelt in Höhe von 3.000 EUR monatlich gewährt.
Beurteilung:
Der Steuer- und Sozialversicherungspflicht unterliegen 3.000 EUR. Der zusätzlich zum laufenden Entgelt gewährte geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung des Smartphones ist steuer- und beitragsfrei.
Beispiel 2
Sachverhalt:
Der Arbeitgeber überlässt im Rahmen einer Gehaltsumwandlung dem Mitarbeiter ein Smartphone, das dieser auch privat nutzen darf. Das eigentliche Arbeitsentgelt beträgt 3.000 EUR monatlich. Die Leasingrate für den Arbeitgeber beträgt monatlich 50 EUR. Der Entgeltverzicht des Mitarbeiters beträgt ebenfalls 50 EUR.
Beurteilung:
Der Beitragsbemessung in der Sozialversicherung sind monatlich 3.000 EUR (2.950 EUR + 50 EUR für private Nutzungsüberlassung) zugrunde zu legen. Steuerpflichtig sind 2.950 EUR – die private Nutzungsüberlassung ist steuerfrei.
Beispiel 3
Sachverhalt:
Wie Beispiel 2, aber die monatliche Leasingrate übersteigt mit 60 EUR den Entgeltverzicht von 50 EUR.
Beurteilung:
Der Beitragsbemessung in der Sozialversicherung sind monatlich 3.010 EUR zugrunde zu legen (2.950 EUR + 60 EUR Sachbezug für private Nutzungsüberlassung). Steuerpflichtig sind 2.950 EUR – die private Nutzungsüberlassung ist steuerfrei.
Beispiel 4
Sachverhalt:
Wie Beispiel 1, aber die monatliche Leasingrate ist mit 40 EUR geringer als der Entgeltverzicht von 50 EUR.
Beurteilung:
Der Beitragsbemessung in der Sozialversicherung sind 2.990 EUR zugrunde zu legen (2.950 EUR + 40 EUR Sachbezug für private Nutzungsüberlassung). Steuerpflichtig sind 2.950 EUR – die private Nutzungsüberlassung ist steuerfrei.
