Mit dem Achten SGB IV-Änderungsgesetz wurden einige Pläne verwirklicht, die den elektronischen Datenaustausch weiter optimieren. Andere Änderungen werden aufgrund der dazu erforderlichen Programmierarbeiten erst zum 1. Januar 2024 umgesetzt.
Zuständige Krankenkasse
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in ihrer Besprechung am 16. März 2023 Grundzüge zum Abrufverfahren zur Ermittlung der zuständigen Krankenkasse sowie zur (zusätzlichen) Meldepflicht bei Beginn und Ende von Elternzeiten beschlossen, die noch vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) genehmigt werden müssen. Ebenfalls ab 2024 sollen die sog. Unbedenklichkeitsbescheinigungen digitalisiert werden.
Bereits seit dem 1. Januar 2021 sind die Arbeitnehmer nicht mehr verpflichtet, ihrem Arbeitgeber eine papiergebundene Mitgliedschaftsbescheinigung vorzulegen. Im Normalfall benennen sie also bei Aufnahme einer Beschäftigung bzw. bei Krankenkassenwechsel einfach ihre Krankenkasse. Mit der ersten bzw. nächsten Entgeltabrechnung erfolgt die Anbzw. Ummeldung und die zuständige Krankenkasse übermittelt elektronisch zurück, dass die Mitgliedschaft besteht. Dies ist aber nicht immer der Fall.
Neues Anfrageverfahren ab 2024
Aufgrund fehlender, unvollständiger und falscher Angaben wird mancher Arbeitnehmer bei der falschen Krankenkasse angemeldet. Kann die Kasse keine Mitgliedschaft feststellen, übermittelt sie dies an den Arbeitgeber und fordert ihn auf, die Anmeldung zu stornieren. In solchen Fällen können Arbeitgeber ab dem kommenden Jahr die zuständige Krankenkasse zentral beim GKV-Spitzenverband elektronisch abfragen. Innerhalb von 24 Stunden sollen sie eine Rückmeldung mit Angabe der Betriebsnummer der aktuellen Krankenkasse erhalten.
Praxistipp
Bei dem Rückmeldeergebnis handelt es sich nur um eine Momentaufnahme, die durch Ausüben des Kassenwahlrechts schnell hinfällig werden kann. Erst dann, wenn als Reaktion auf die Anmeldung die elektronische Mitgliedsbestätigung vorliegt, kann der Arbeitgeber davon ausgehen, die korrekte Krankenkasse adressiert zu haben.
Besteht im Zeitpunkt der Abfrage allerdings eine Familienversicherung bzw. kann der GKV-Spitzenverband keine (eindeutige) Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenkasse feststellen (z. B. Privatversicherte), wird zurückgemeldet, dass keine Mitgliedschaft besteht. In diesem Fall muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dahingehend befragen, welche Krankenkasse er aus Anlass der Beschäftigungsaufnahme gewählt hat. Soweit der Arbeitnehmer privat versichert ist und dies auch nach Beschäftigungsbeginn bleibt, muss er wiederum die zuständige Einzugsstelle für die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge benennen (in der Regel die zuletzt zuständige gesetzliche Krankenkasse).
Weitere Informationen bietet der TOP 5 der Besprechung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 16. März 2023.
Beginn und Ende einer Elternzeit
Für Arbeitnehmerinnen, die Mutterschaftsgeld von ihrer Krankenkasse erhalten, sind Unterbrechungsmeldungen (Abgabegrund 51) zu übermitteln. Die sich dann in der Regel anschließende Elternzeit löst hingegen keine Pflicht zur Abgabe einer weiteren Unterbrechungsmeldung aus. Auf Grundlage der bisher vorgesehenen Arbeitgebermeldungen erlangt die Krankenkasse also keine Kenntnis über den zeitlichen Umfang der Elternzeit. Diese Information ist aber von großer Bedeutung, da bei Pflichtversicherten während der Elternzeit die Mitgliedschaft – in der Regel beitragsfrei – fortbesteht.
Auch wenn der Elternzeit kein Mutterschaftsgeldbezug vorausgegangen ist und daher keine Unterbrechungsmeldung abgesetzt wird, wie es bei den Vätern der Fall ist, besteht ein Informationsdefizit. Zwar ist zu Beginn der Elternzeit eine Unterbrechungsmeldung (Abgabegrund 52) zu übermitteln. Wann die Beschäftigung wieder aufgenommen wurde, erfährt die Krankenkasse jedoch erst aufgrund der Jahresmeldung im Folgejahr der Wiederaufnahme der Beschäftigung.
Neue Meldepflicht ab 2024
In Bezug auf den Umfang der Elternzeit müssen die Krankenkassen sich derzeit mit schriftlichen Anfragen behelfen – ein langwieriges Verfahren mit erheblichem Mehraufwand für alle Beteiligten. Daher hat der Gesetzgeber die Arbeitgeber ab dem kommenden Jahr verpflichtet, Beginn und Ende der Elternzeit gesondert zu melden. Dies gilt sowohl für versicherungspflichtige als auch für freiwillig krankenversicherte Arbeitnehmer.
Bei Pflichtversicherten muss die Meldung „Beginn Elternzeit“ nur übermittelt werden, wenn die Beschäftigung aufgrund der Elternzeit für mindestens einen vollen Kalendermonat unterbrochen wird. Für freiwillig Versicherte sind hingegen auch kürzere Elternzeiten zu melden. Hintergrund sind Besonderheiten bei der Beitragsbemessung.
Wird eine geringfügige Beschäftigung aufgrund von Elternzeit unterbrochen, sind keine Elternzeit-Meldungen abzusetzen. Gleiches gilt auch für Privatversicherte.
Meldung zum Beginn der Elternzeit
Die Meldung „Beginn Elternzeit“ mit Abgabegrund 17 soll keine Informationen hinsichtlich des voraussichtlichen Endes der Elternzeit enthalten. Andernfalls müsste ein prognostiziertes Ende der Elternzeit unter Umständen korrigiert werden, ohne dass ein tatsächlicher Informationsgewinn bei den Krankenkassen generiert würde. Die Krankenkassen werden allerdings Kontakt mit dem Arbeitgeber aufnehmen, sollte die Höchstdauer von 36 Monaten überschritten werden. Gerade wenn sich mehrere Elternzeiten aneinander anschließen, kann die Unterbrechung der Beschäftigung jedoch weit mehr als drei Jahre ausmachen. Eine zusätzliche Meldepflicht besteht insoweit nicht, wenn innerhalb einer Elternzeit ein weiteres Kind geboren wird und sozusagen eine weitere Elternzeit hinzutritt.
Meldung zum Ende der Elternzeit
Das Ende der Elternzeit wird mit Abgabegrund 37 übermittelt. Diese Meldung soll grundsätzlich das Beginn- und das Ende-Datum enthalten – auch bei Elternzeiten, die über den 31. Dezember eines Jahres hinaus bestehen. Erfolgt während der Elternzeit ein Krankenkassenwechsel, ist das Beginn-Datum entsprechend zu berücksichtigen. Die bisherige Krankenkasse erhält zukünftig aus Anlass eines Kassenwechsels zusätzlich zur Abmeldung eine Meldung „Ende Elternzeit“ vom Arbeitgeber, die neue Krankenkasse zusätzlich zur Anmeldung eine Meldung „Beginn Elternzeit“.
Sofern bei demselben Arbeitgeber während der Elternzeit eine unschädliche Teilzeitbeschäftigung oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze ausgeübt wird, ist eine Meldung „Ende Elternzeit“ zu übermitteln. Zwar besteht die Elternzeit fort, allerdings wird ab Beginn dieser Teilzeitbeschäftigung bei demselben Arbeitgeber der Versicherungsschutz als Arbeitnehmer sichergestellt, sodass die Krankenkasse keinen Fortbestand der Mitgliedschaft (weiter) berücksichtigen müsste. Handelt es sich aber um eine geringfügig entlohnte Beschäftigung, soll aus Anlass der Aufnahme des Minijobs bei demselben Arbeitgeber keine Ende-Meldung abgesetzt werden.
Was gilt in Bestandsfällen?
Für Elternzeiten, die über den 31. Dezember 2023 hinaus andauern, haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung festgelegt, dass bei Beendigung keine Ende-Meldungen zu übermitteln sind. Vielmehr muss – wie bislang – eine Klärung zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Krankenkasse erfolgen. Insoweit tritt die neue Meldepflicht nur bei Elternzeiten ein, die ab dem 1. Januar 2024 beginnen.
Weitere Informationen zur Meldepflicht bei Beginn und Ende einer Elternzeit bietet der TOP 1 der Besprechung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 16. März 2023.
Ausblick: Elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Damit Unternehmen an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen können, benötigen sie in der Regel eine sog. Unbedenklichkeitsbescheinigung. Auch Nach- bzw. Subunternehmer müssen regelmäßig entsprechende Bescheinigungen anfordern. Mit einer Unbedenklichkeitsbescheinigung bescheinigen die Krankenkassen, dass der Arbeitgeber seinen Beitrags- und Meldepflichten ordnungsgemäß nachkommt.
Die Vorlage der Unbedenklichkeitsbescheinigung nur einer Krankenkasse ist allerdings häufig nicht ausreichend. Die Unbedenklichkeitsbescheinigung muss bei jeder Krankenkasse separat beantragt werden, mit der der Arbeitgeber die Beiträge der Beschäftigten abrechnet. Abhängig von der Wahlentscheidung der einzelnen Arbeitnehmer können also eine Vielzahl von Krankenkassen sowie die Minijob-Zentrale involviert sein. Die Beantragung und das Nachverfolgen des Eingangs von Unbedenklichkeitsbescheinigungen kann dann für den Arbeitgeber sehr aufwendig werden, zumal sie bislang noch auf den unterschiedlichsten Wegen beantragt werden.
Da der Umfang der zu transportierenden Daten sehr überschaubar ist, bietet sich hier eine Digitalisierung an. Die nun zum 1. Januar 2024 vorgesehene Überführung in ein elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren wird einen wichtigen Beitrag zur Automatisierung im Bereich der Entgeltabrechnung leisten. Die Konzeption dieses neuen Verfahrens steht kurz vor dem Abschluss, über Einzelheiten dazu informieren wir in einer der nächsten Ausgaben.
