Am 4. Oktober 2023 wurde das SV-Meldeportal freigeschaltet. Seither können sich alle Arbeitgeber oder deren Dienstleistungspartner für die Nutzung registrieren und die Ausfüllhilfe zum elektronischen Datenaustausch mit Sozialversicherungsträgern nutzen.
Was ist das Neue am SV-Meldeportal?
In einer Übergangsphase stehen die funktionsgleichen Anwendungen SV-Meldeportal und sv.net parallel zur Verfügung. Aktuell unterstützen beide Ausfüllhilfen 23 Fachverfahren. Allerdings wird nur das SV-Meldeportal ab 2024 weiterentwickelt. Dann stehen ab Jahresbeginn auch die in 2024 geforderten Anpassungen und Erweiterungen für Meldeverfahren zur Verfügung. Am 29. Februar 2024 wird sv.net abgeschaltet, bis zu diesem Termin müssen alle aktiven Nutzer die Anwendung gewechselt haben.
Das SV-Meldeportal ist eine reine Webanwendung und wird mittels Browser ohne Installation aufgerufen. Dadurch kann es neben dem klassischen PC auch mit dem Smartphone und Tablet genutzt werden. Die Webanwendung wird auf Server-Systemen in hochsicheren Rechenzentren der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (kurz ITSG) in Deutschland betrieben. Das neue Portal bietet mit dem Online-Speicher einen elektronischen „Aktenschrank“ für die Speicherung von Firmen-, Mitarbeiter- und Meldedaten an, dieser ist verschlüsselt und eindeutig einer Betriebsnummer zugeordnet. Die Nutzung des SV-Meldeportals ist nach einer umfassenden Registrierung in Verbindung mit einem ELSTER-Organisationszertifikat möglich. Damit entspricht das SV-Meldeportal dem Online-Zugangsgesetz, nach dem in Deutschland ein Portalverbund etabliert wird, der Bürgern und Unternehmen einen einheitlichen digitalen Zugang zu allen Angeboten der Verwaltungen ermöglicht.
„Das SV-Meldeportal läuft aus technischer Sicht stabil. Wesentliche Störungen des IT-Betriebs werden nicht gemeldet. Nach der erfolgreichen Registrierung können alle Nutzer ihre Meldungen problemlos mit den Datenstellen der Sozialversicherung austauschen“, berichtet der Projektleiter für das SV-Meldeportal bei der ITSG, Jochen Weiler, über die ersten Erfahrungen nach dem Projektstart.
Personal- und Mandantenverwaltung
Die Sozialversicherungsträger sind gemäß § 95a SGB IV gemeinsam gesetzlich verpflichtet, das SV-Meldeportal dauerhaft zur Verfügung zu stellen. Für die operative Durchführung und Programmierung ist die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH als Arbeitsgemeinschaft der gesetzlichen Krankenkassen beauftragt.
Das SV-Meldeportal bietet eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung unter Nutzung des Online-Datenspeichers an. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens werden unter der Betriebsnummer die Basisdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Versicherungsnummer erfasst. Die in Meldungen für die Mitarbeiter erfassten Daten werden automatisch in die Stammdaten mit Bezug auf den Monat des Meldedatums übernommen. Damit ist es möglich, spätere Meldungen einzelnen Zeiträumen zuzuordnen.
Arbeitgeber, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, oder Dienstleistungspartner, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen, können eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Der Arbeitgeber kann so beispielsweise einem Steuerberater für einen frei bestimmbaren Zeitraum ein Mandat übertragen, der dann in seinem Auftrag Meldungen mit Sozialversicherungsträgern austauscht.
Mandatsverwaltung
Grundsätzlich werden zwei Varianten der Mandatsverwaltung angeboten (Beispiel):
In der aktuellen Praxis zeigt sich, dass die Mandantenverwaltung häufig genutzt wird, eine wesentliche Neuerung erfährt somit eine hohe Akzeptanz.
Registrierung der Benutzer
Das Registrierungsverfahren teilt sich grob in zwei Schritte. Sofern die Benutzer noch nicht über ein ELSTER-Organisationszertifikat verfügen, müssen sie dieses mit der Steuernummer ihres Unternehmens beantragen. Danach startet die eigentliche Registrierung zur Nutzung des SV-Meldeportals. Im Zuge der Anmeldung wird die genutzte Firmenanschrift für das Unternehmenskonto und die bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) unter der Betriebsnummer gespeicherte Firmenanschrift maschinell abgeglichen. Sollte dieser technische Vorgang eine grobe Abweichung feststellen, wird eine manuelle Sachbearbeitung bei der ITSG angestoßen. Aufgrund der hohen Nachfrage ist in diesem Fall eine mögliche Wartezeit von einigen Tagen einzuplanen.
Unternehmen sind grundsätzlich angehalten, ihre Firmenanschrift immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Wenn es Veränderungen bei den Betriebsdaten gibt, müssen diese dem Betriebsnummern-Service der BA unverzüglich mitgeteilt werden. Dazu bietet u. a. auch sv.net ein geeignetes Verfahren.
Sobald der erste Benutzer für eine Betriebsnummer den Registrierungsprozess beim SV-Meldeportal angestoßen hat, können sich vor dem erfolgreichen Abschluss keine weiteren Benutzer für diese Betriebsnummer anmelden. Begründet ist dies durch die Anforderung an die erhöhte Sicherheit, da der erste Benutzer als Firmenadministrator eingerichtet wird und erst dann die weiteren Benutzer zulassen kann. Alle weiteren Nutzer können sich danach zeitgleich registrieren.
Online-Datenspeicher und Tipps zur Umstellung
Der aktivierte Online-Datenspeicher bietet eine wesentliche Erleichterung bei der Datenverwaltung und Erstellung von Meldungen. In der Praxis werden z. B. die Basisdaten zu einem Mitarbeiter einmalig bei der Anlage erfasst. Jede Meldung führt zu einem neuen Eintrag in den Stammdaten, die damit als Historie abgebildet werden. So kann beispielsweise mittels weniger ergänzender Angaben eine Jahresmeldung für einen Mitarbeiter erstellt werden. Die Anwendung greift dazu auf die für diesen Mitarbeiter im Online-Datenspeicher vorgehaltenen Daten zu und trägt die erforderlichen Angaben in die damit vorgefertigte Meldung ein. Die verschlüsselte Online-Datenspeicherung wird auch aufgrund der Datenvorhaltung von fünf Jahren als eine der wesentlichen Funktionen im SV-Meldeportal bewertet.
