Die Kündigung eines Mitarbeiters fällt niemandem leicht – für gewöhnlich ist es eine der schwierigsten Aufgaben eines Vorgesetzten, v. a. wenn das Arbeitsverhältnis längere Zeit bestanden hat. In der Regel wird die schlechte Nachricht dem Arbeitnehmer in einem Kündigungsgespräch überbracht. Dies sollte gut vorbereitet werden, damit die Trennung professionell und fair erfolgen kann.
Gute Vorbereitung des Gesprächs
Manchmal sind Kündigungen unvermeidbar und die Gründe dafür können vielfältig sein: Umsatzrückgang, Überkapazitäten, anhaltende schlechte Leistungen oder gravierende Regelverstöße des Mitarbeiters. Egal, ob es sich um eine betriebs- oder verhaltensbedingte Kündigung handelt oder diese aus persönlichen Gründen erfolgt: ein Kündigungsgespräch ist zwar kein leichter, aber meist der beste Weg, sich wertschätzend und im Guten von einem Mitarbeiter zu trennen.
Vor dem Gespräch sollten Kündigende sämtliche Fakten aus der Personalakte parat haben. Dazu gehört v. a. die persönliche Situation des Mitarbeiters wie Alter, Ausbildung, Betriebszugehörigkeit sowie Familienverhältnisse. Bei einer Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen sollte der Vorgesetzte wissen, was zur Kündigung geführt hat, etwa Abmahnungen, Verwarnungen und Fehlverhalten. Bei einer betriebsbedingten Kündigung ist es sinnvoll, die Gründe und die Kriterien für eine Sozialauswahl darlegen zu können.
Organisatorische Rahmenbedingungen
Für das Kündigungsgespräch sind im Vorfeld alle wichtigen Unterlagen wie das Kündigungsschreiben vorzubereiten. Falls eine weitere Person daran teilnehmen soll, z. B. ein Vertreter der Personalabteilung, ist dies dem Mitarbeiter vorab mitzuteilen. Das Gespräch findet idealerweise in einem geschützten Rahmen statt, damit jegliche Art von Störungen durch Telefonanrufe oder Kollegen verhindert wird. Zeitlich findet es am besten zu Wochenbeginn und idealerweise morgens statt, um dem Mitarbeiter Gelegenheit zu geben, das Gesagte emotional verarbeiten und zeitnah offene Fragen klären zu können. Laut Ansicht von Experten sollte ein Kündigungsgespräch nicht länger als 15 Minuten dauern.
Praxistipp
Eine Kündigung muss immer schriftlich und unterschrieben erfolgen. Dabei müssen zwingend eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben beachtet werden, z. B. (Sonder-)Kündigungsschutz, Kündigungsfristen, Beteiligung des Betriebsrates etc. Alle Schritte einer Kündigung sollten genau protokolliert werden, um im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung Bestand zu haben.
Verlauf eines Kündigungsgesprächs
In dem eigentlichen Kündigungsgespräch kann der Vorgesetzte nach einer kurzen Begrüßung direkt zur Sache kommen und die Kündigung offen aussprechen – Small Talk ist in diesem Fall fehl am Platz. Ein offener und fairer Umgang mit dem Mitarbeiter beinhaltet, dass die Gründe für die Entlassung in aller Ehrlichkeit kurz benannt werden. Dabei geht es nicht um das dezidierte Aufzählen von Fehlleistungen oder -verhalten.
Anschließend sollte dem Mitarbeiter Raum für eine Reaktion gegeben werden. Diese kann sehr unterschiedlich ausfallen und sich in Schweigen, Wut, Tränen oder Anschuldigungen äußern. Vorgesetzte können darauf reagieren, indem sie Verständnis für die Situation des Mitarbeiters zeigen und im besten Fall echtes Bedauern und eine ehrliche Anteilnahme aussprechen. Nach dem Kündigungsgespräch ist es wichtig, die verbleibenden Kollegen zu informieren, am besten persönlich. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Kündigung sich negativ auf die Stimmung und die Leistung der anderen Kollegen auswirkt und bestimmte Projekte, Ziele und Teamzusammensetzungen beeinträchtigt.
Organisatorisches nach der Kündigung
Erst nach dem Kündigungsgespräch ist Zeit, sich um formale Notwendigkeiten zu kümmern. Hierzu gehören z. B.
- die zeitnahe Ausstellung eines Arbeitszeugnisses,
- der Umgang mit Resturlaubstagen und Überstunden,
- die Übergabe von Projekten bzw. Einarbeitung eines Nachfolgers,
- die Klärung des Freistellungszeitpunkts,
- ggf. Vereinbarung eines Aufhebungsvertrages oder einer Abfindung,
- ggf. Angebot eines Outplacements zur beruflichen Neuorientierung.
