Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte zur Verfügung, ist diese Nutzung steuerfrei. Der Bundesfinanzhof hat hierzu in einer aktuellen Entscheidung Stellung genommen, die Arbeitgebern für die Praxis neue Gestaltungsmöglichkeiten eröffnet.
Wichtiges zur Steuerfreiheit in Kürze
Die Vorteile der Arbeitnehmer aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen sind nach § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetzes (EStG) steuerfrei.
- Die Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte durch die Arbeitnehmer ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzungshäufigkeit steuerfrei. Dies umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software.
- Die Steuerfreiheit ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder den PC in der Wohnung des Arbeitnehmers.
- Die Steuerfreiheit gilt für die Überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten. Auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) sind steuerfrei.
- Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden. Gehaltsumwandlungen sind also möglich.
Beispiel PC-Überlassung
Sachverhalt:
Der Arbeitgeber least einen PC und überlässt ihn dem Arbeitnehmer zur ausschließlich privaten Nutzung. Gegenüber dem Leasinggeber schuldet der Arbeitgeber die Leasingraten. In entsprechender Höhe wird eine Herabsetzung des Bruttogehalts vereinbart (Gehaltsumwandlung).
Beurteilung:
Die Nutzungsüberlassung ist steuerfrei. Da die Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 45 EStG keine Zusätzlichkeitsvoraussetzung enthält, wird die Herabsetzung des Bruttogehalts im Wege der Gehaltsumwandlung anerkannt.
Die neuen Urteile des BFH
Arbeitgeber können Telefonkosten für einen vom Arbeitnehmer abgeschlossenen Mobilfunkvertrag steuerfrei erstatten, auch wenn der Arbeitgeber das Mobiltelefon, durch dessen Nutzung die Telefonkosten entstanden sind, zuvor vom Arbeitnehmer zu einem symbolischen Preis erworben hat. Dies hat der BFH mit Urteilen vom 23. November 2022 (VI R 50/20, VI R 49/20 und VI R 51/20) entgegen der bisherigen Auffassung der Finanzverwaltung entschieden.
Die Entscheidungen eröffnen neue Gestaltungsmöglichkeiten, wenn der Arbeitgeber etwa das Smartphone des Arbeitnehmers zu einem geringen Betrag erwirbt, es aber dadurch gleichwohl zu einem betrieblichen Gerät wird und deshalb die Rücküberlassung an den Arbeitnehmer inklusive der Übernahme der anfallenden laufenden Kosten nicht zu einem steuerpflichtigen Vorteil führt.
Beispiel Mobiltetefon
Sachverhalt:
Der Arbeitgeber „kauft“ vom Arbeitnehmer ein Mobiltelefon zu einem nicht marktüblichen Preis von z. B. 1 EUR und stellt es anschließend dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung zur Verfügung. Die Verbindungsentgelte des Arbeitnehmers werden nach dem „Kauf“ vom Arbeitgeber übernommen.
Beurteilung:
Eine Steuerbefreiung der Verbindungsentgelte nach § 3 Nr. 45 EStG kommt nach den BFH-Urteilen vom 23. November 2022 in Betracht. Bei der Zurverfügungstellung des Mobiltelefons handelt es sich um ein betriebliches Telekommunikationsgerät des Arbeitgebers, auch wenn dieser das Mobiltelefon zuvor zu einem symbolischen Preis vom Arbeitnehmer erworben hat.
Beispiele für begünstigte Geräte und Leistungen
- Betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte
Steuerlich begünstigt sind u. a. PC, Laptop, Smartphone, Smartwatch, Tablet, Autotelefon. Regelmäßig nicht steuerlich begünstigt sind Smart TV, Konsole, MP3-Player, Spielautomat, E-Book-Reader, Gebrauchsgegenstand mit eingebautem Mikrochip, Digitalkamera und digitaler Videocamcorder, weil es sich nicht um betriebliche Geräte des Arbeitgebers handelt. - Zubehör
Steuerlich begünstigt sind u. a. betriebliche Monitore, Drucker, Beamer, Scanner, Modems, Netzwerkswitches, Router, Hubs, Bridges, ISDN-/SIM-/UMTS-/LTE-Karten, Ladegeräte und Transportbehältnisse. - Dienstleistung
Steuerlich begünstigt ist insbesondere die Installation oder Inbetriebnahme der begünstigten Geräte und Programme durch einen IT-Service des Arbeitgebers.
Die neuen Urteile des BFH
Arbeitgeber können Telefonkosten für einen vom Arbeitnehmer abgeschlossenen Mobilfunkvertrag steuerfrei erstatten, auch wenn der Arbeitgeber das Mobiltelefon, durch dessen Nutzung die Telefonkosten entstanden sind, zuvor vom Arbeitnehmer zu einem symbolischen Preis erworben hat. Dies hat der BFH mit Urteilen vom 23. November 2022 (VI R 50/20, VI R 49/20 und VI R 51/20) entgegen der bisherigen Auffassung der Finanzverwaltung entschieden.
Die Entscheidungen eröffnen neue Gestaltungsmöglichkeiten, wenn der Arbeitgeber etwa das Smartphone des Arbeitnehmers zu einem geringen Betrag erwirbt, es aber dadurch gleichwohl zu einem betrieblichen Gerät wird und deshalb die Rücküberlassung an den Arbeitnehmer inklusive der Übernahme der anfallenden laufenden Kosten nicht zu einem steuerpflichtigen Vorteil führt.
