Einrichtung einer Patientenakte mit dem Smartphone App herunterladen Um eine selbst befüllbare ePA einzurichten, müssen Nutzer eines mobilen Endgeräts in einem ersten Schritt die App “Meine BKK W&F ePA” in den Stores von Google und Apple downloaden. Registrierung – Mit „Los geht‘s“ legen Sie Ihr Benutzerkonto an: Sie benötigen dazu Ihre Versichertennummer, die letzten 6 Stellen der Kennnummer (auf der Rückseite Ihrer Gesundheitskarte) und Ihre Postleitzahl – Datenschutzhinweise und Einwilligungen zum Benutzerkonto akzeptieren – Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Aktivierungslink, den Sie bestätigen – App-Code festlegen: Vergeben Sie einen freiwählbaren 6-stelligen App-Code und bestätigen Sie diesen. Damit ist Ihr Gerät freigeschaltet. Identifizieren Für die sichere Identifizierung durch die Anlage einer digitalen Identität (“GesundheitsID”) haben Sie folgende Möglichkeiten: – Gesundheitskarte (NFC-eGK + PIN) – Personalausweis (Online-Ausweis = eID + PIN) – POSTIDENT (in einer Postfiliale oder online über die Online-Ausweisfunktion + PIN): – Aktivierungscode (Aushändigung in unseren Geschäftsstellen, wir identifizieren Sie auf Basis von Personalausweis und Gesundheitskarte) Anmelden Sie können zwischen diesen Anmeldeverfahren auswählen: 1. mit App-Code: höchster Komfort und hohe Sicherheit. Wer den App-Code nutzt, wird alle 6 Monate aufgefordert, eine Bestätigung der Identität durchzuführen (Gerätebindung) 2. mit Gesundheitskarte (NFC-eGK + PIN): höchste Sicherheit. Für den Login benötigen Sie den dazugehörigen PIN 3. mit elektronischem Personalausweis (Online-Ausweis): höchste Sicherheit. Für den Login benötigen Sie auch hier die dazugehörige PIN Nur bei Nutzung des App-Codes: Gerätebindung erzeugen Für die Nutzung des App-Codes muss zusätzlich eine Gerätebindung hergestellt werden, dafür stehen Ihnen alle oben genannten Identifizierungsverfahren zur Verfügung. Die Gerätebindung ist bei erstmaliger Verwendung des App-Codes zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich und muss alle 6 Monate aktualisiert werden. ePA einrichten Nach einem Klick auf „Patientenakte einrichten“ die Einwilligungen und Nutzungsbedingungen akzeptieren. Danach entscheiden Sie sich für ein Anmeldeverfahren in der Patientenakte: – Aktivierung ohne Gesundheitskarte (Komfortzugriff): Mit dem Schieberegler akzeptieren Sie ganz einfach den Zugriff ohne Ihre Gesundheitskarte. Hinweis: Die Variante mit Gesundheitskarte bietet einen höheren Zugriffsschutz. – Aktivierung mit Gesundheitskarte: Geben Sie Ihre PIN und Ihre Zugangsnummer ein und halten Ihre eGK an die Rückseite Ihres NFC-fähigen Smartphones. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Das Gerät ist freigeschaltet. Nutzung ohne Smartphone Auch für Versicherte ohne Smartphone gibt es die Möglichkeit, eine Patientenakte anzulegen und zu führen. Hierzu kann dem behandelnden Arzt in der Praxis über die elektronische Gesundheitskarte Zugriff auf die Akte gewährt werden, damit er Dokumente in der ePA einsehen oder eigene Dokumente einstellen kann. Um die ePA nutzen zu können und den Leistungserbringern Zugriff auf die Akte zu gewähren, benötigen die Versicherten eine elektronische Gesundheitskarte (eGK) mit kontaktloser Verbindungsmöglichkeit, einer sogenannten NFC-Schnittstelle. Zudem ist ein persönlicher PIN erforderlich. Zu beachten ist: Die ePA kann ausschließlich durch den Leistungserbringer vor Ort verwaltet und eingesehen werden. Die Registrierung erfolgt in diesem Fall auf Antrag direkt bei der BKK W&F. Die Beantragung empfiehlt sich, sobald der behandelnde Arzt an die Telematikinfrastruktur der ePA angebunden ist, da eine angelegte, aber nicht von einem Arzt aktivierte Akte automatisch nach 100 Tagen wieder gelöscht wird. ePA für Kinder Jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine elektronische Patientenakte, die bis zum 16. Geburtstag des Kindes von einem ebenfalls gesetzlich versicherten, sorgeberechtigten Vertreter verwaltet wird. Da die sichere Identifikation von Kindern über automatisierte Identverfahren auf Basis von Ausweisdokumenten nicht möglich ist, ist eine persönliche Identifikation durch die BKK W&F erforderlich. Bitte melden Sie sich daher bei uns, wenn eine ePA für Kinder eröffnet werden soll. Nutzung per Desktop-Client Versicherte haben mit einem ePA Desktop-Client die Möglichkeit, auch über ihren PC auf ihre ePA zuzugreifen. Die Nutzung ist grundsätzlich aber nur für Versicherte mit bestehender ePA möglich. Über den Desktop-Client können also keine neuen Nutzerregistrierungen für die ePA durchgeführt werden. Neben der Erfüllung allgemeiner Systemvoraussetzungen wird zusätzlich ein an den PC oder Laptop angebundenes (und selbst finanziertes) Kartenlesegerät zum Auslesen der NFC-fähigen elektronischen Gesundheitskarte (NFC-eGK) benötigt. Ausführliche Informationen zum Download des Clients finden Sie unter https://epaclient.de/ .

Gesetzlich Versicherte können nur eine aktive ePA besitzen. Wenn Sie bei einem Krankenkassenwechsel Ihre ePA nicht kündigen, erhalten Sie eine Fehlermeldung bei Ihrer neuen Krankenkasse. Sobald Sie ihre alte ePA kündigen, können Sie auch eine neue ePA anlegen. Wählen Sie dabei die Datenmitnahme aus, hierbei werden Ihre Daten an die neue ePA übertragen. Anschließend wird die alte ePA automatisch gelöscht. Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt automatisch. Hierfür sind drei Schritte notwendig: Kündigung der elektronischen Patientenakte in der App Ihrer bisherigen Krankenkasse Registrierung in der elektronischen Patientenakte Ihrer neuen Krankenkasse Automatische Bestätigung von der neuen Krankenkasse erhalten, dass die elektronische Patientenakte zur Datenübernahme vorbereitet ist Wichtig: Die Übertragung von Daten ist nur für App-Nutzer möglich. Wenn die ePA ohne App genutzt wird, können Sie Ihre Daten leider nicht mitnehmen. Ihre Daten werden gelöscht, wenn Sie die Datenmitnahme nicht innerhalb von 14 Tagen (Widerrufsfrist) aktivieren. Ihre vergebenen Berechtigungen werden bei einem Kassenwechsel in Ihre neue elektronische Patientenakte automatisch übernommen.

Hilfe für die Verwendung der ePA-App

Q: Zugriffe einsehen

Protokolle Eine ePA verfügt über ein detailliertes Protokoll, das Nutzende jederzeit abrufen, aber auch exportieren können. In diesem Protokoll sind sämtliche Zugriffe – von Nutzenden selbst, aber auch von Berechtigten – auf die ePA ersichtlich. Man kann also nachvollziehen, wenn Dokumente aus Ihrer ePA eingestellt, abgerufen oder gesucht werden oder wann Sie Berechtigungen erteilt oder entzogen haben. Man kann das Protokoll gezielt durchsuchen und filtern. Die Protokolleinträge werden im Aktensystem nach Ablauf von drei Jahren gelöscht. Es besteht auch die Möglichkeit, einzelne Protokolleinträge in der Detailansicht zu betrachten. Hier können Art, Zeitpunkt und Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen) des Zugriffs, Name des Nutzenden, Bezeichner des Objektes usw. eingesehen werden. Aktionsmöglichkeiten Die Protokoll Liste kann jederzeit exportiert und ausgedruckt werden.

+++ 15.02.2024: Auslaufende Unterstützung von iOS 15 ab April 2024 +++

Aus neuen rechtlichen Vorgaben geht hervor, dass die aktuellste ePA-App Version aus Sicherheitsgründen ausschließlich bei iOS die beiden neuesten Betriebsversionen unterstützen darf.

Die Unterstützung der Versionen iOS 16 oder höher erfolgt insbesondere auf Grund von Sicherheitsempfehlungen von Apple. Eine weitere Unterstützung von iOS 15 würde den erforderlichen Sicherheitsstandards nicht mehr entsprechen.

Bei Android wird für die Unterstützungsleistung aus das sogenannte API-Level betrachtet. Die ePA-App Version kann deshalb ab Android 10 (API-Level 29) oder höher genutzt werden.

+++ 15.12.2023: Update der ePA-App führt zu geänderten Anmeldeoptionen +++

Der Gesetzgeber hat bestimmt, dass alle gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten die Möglichkeit einer digitalen Identität für Anwendungen des Gesundheitswesen zur Verfügung zu stellen haben (manchmal auch als “GesundheitsID” benannt) Diese soll den Zugang in hochsensiblen Apps wie der elektronischen Patientenakte (ePA) oder zum E-Rezept. Die Anlage einer digitalen Identität gehört bei der BKK W&F bereits seit 2021 zum Standard der Einrichtung einer ePA.

Da im Zuge der Einführung der digitalen Identität für alle die gesetzlichen Anforderungen an den regelmäßigen Zugriff nochmals erhöht wurden, hat die Neuregelung auch Auswirkungen auf die Versicherte, die bereits eine ePA nutzen:

Haben Sie Ihre Anmeldung bisher mit biometrischen Merkmalen (Gesichtserkennung oder Fingerabdruck) vereinfacht, so entfällt diese Möglichkeit künftig aus Sicherheitsgründen.
Haben Sie bisher mit einem bereits festgelegten App-Code auf Ihre ePA zugegriffen, so ist dies weiterhin möglich. Die Nutzung muss aus Sicherheitsgründen aber zu Beginn und danach alle sechs Monate mit Ihrer Gesundheitskarte (eGK) + PIN (oder mit der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises) bestätigt werden.
Neu hinzu kommt die Möglichkeit, sich noch sicherer bei jedem Login mit Gesundheitskarte (eGK) + PIN (oder über die Online-Ausweisfunktion Ihres Personalausweises) anzumelden.

Hinweis: Auch die Online-Geschäftsstelle der BKK W&F ist bereits seit ihrem Launch mit dieser digitalen Identität verknüpft. Da hier die gesetzlichen Sicherheitsanforderungen geringer sind, ist ein Login per Appcode hier auch weiterhin ohne die bei der ePA notwendige regelmäßige Bestätigung durch eGK + PIN möglich.