Hilfe für die Verwendung der ePA-App

Einrichtung einer Patientenakte mit dem Smartphone

1. App herunterladen
   Um eine selbst befüllbare ePA einzurichten, müssen Nutzer eines mobilen Endgeräts in einem ersten Schritt die App “Meine BKK W&F ePA” in den Stores von Google und Apple downloaden.
2. Registrierung
   – Mit „Los geht‘s“ legen Sie Ihr Benutzerkonto an: Sie benötigen dazu Ihre Versichertennummer, die letzten 6 Stellen der Kennnummer (auf der Rückseite Ihrer Gesundheitskarte) und Ihre Postleitzahl
   – Datenschutzhinweise und Einwilligungen zum Benutzerkonto akzeptieren
   – Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Aktivierungslink, den Sie bestätigen
   – App-Code festlegen: Vergeben Sie einen freiwählbaren 6-stelligen App-Code und bestätigen Sie diesen. Damit ist Ihr Gerät freigeschaltet.
3. Identifizieren
   Für die sichere Identifizierung durch die Anlage einer digitalen Identität (“GesundheitsID”) haben Sie folgende Möglichkeiten:
   – Gesundheitskarte (NFC-eGK + PIN)
   – Personalausweis (Online-Ausweis = eID + PIN)
   – POSTIDENT (in einer Postfiliale oder online über die Online-Ausweisfunktion + PIN):
   – Aktivierungscode (Aushändigung in unseren Geschäftsstellen, wir identifizieren Sie auf Basis von Personalausweis und Gesundheitskarte)
4. Anmelden
   Sie können zwischen diesen Anmeldeverfahren auswählen:
   1. mit App-Code: höchster Komfort und hohe Sicherheit. Wer den App-Code nutzt, wird alle 6 Monate aufgefordert, eine Bestätigung der Identität durchzuführen (Gerätebindung)
   2. mit Gesundheitskarte (NFC-eGK + PIN): höchste Sicherheit. Für den Login benötigen Sie den dazugehörigen PIN
   3. mit elektronischem Personalausweis (Online-Ausweis): höchste Sicherheit. Für den Login benötigen Sie auch hier die dazugehörige PIN
5. Nur bei Nutzung des App-Codes: Gerätebindung erzeugen
   Für die Nutzung des App-Codes muss zusätzlich eine Gerätebindung hergestellt werden, dafür stehen Ihnen alle oben genannten Identifizierungsverfahren zur Verfügung. Die Gerätebindung ist bei erstmaliger Verwendung des App-Codes zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich und muss alle 6 Monate aktualisiert werden.
6. ePA einrichten
   Nach einem Klick auf „Patientenakte einrichten“ die Einwilligungen und Nutzungsbedingungen akzeptieren. Danach entscheiden Sie sich für ein Anmeldeverfahren in der Patientenakte:
   – Aktivierung ohne Gesundheitskarte (Komfortzugriff):
   Mit dem Schieberegler akzeptieren Sie ganz einfach den Zugriff ohne Ihre Gesundheitskarte. Hinweis: Die Variante mit Gesundheitskarte bietet einen höheren Zugriffsschutz.
   – Aktivierung mit Gesundheitskarte:
   Geben Sie Ihre PIN und Ihre Zugangsnummer ein und halten Ihre eGK an die Rückseite Ihres NFC-fähigen Smartphones. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Das Gerät ist freigeschaltet.

Nutzung ohne Smartphone

Auch für Versicherte ohne Smartphone gibt es die Möglichkeit, eine Patientenakte anzulegen und zu führen. Hierzu kann dem behandelnden Arzt in der Praxis über die elektronische Gesundheitskarte Zugriff auf die Akte gewährt werden, damit er Dokumente in der ePA einsehen oder eigene Dokumente einstellen kann.

Um die ePA nutzen zu können und den Leistungserbringern Zugriff auf die Akte zu gewähren, benötigen die Versicherten eine elektronische Gesundheitskarte (eGK) mit kontaktloser Verbindungsmöglichkeit, einer sogenannten NFC-Schnittstelle. Zudem ist ein persönlicher PIN erforderlich. Zu beachten ist: Die ePA kann ausschließlich durch den Leistungserbringer vor Ort verwaltet und eingesehen werden.

Die Registrierung erfolgt in diesem Fall auf Antrag direkt bei der BKK W&F. Die Beantragung empfiehlt sich, sobald der behandelnde Arzt an die Telematikinfrastruktur der ePA angebunden ist, da eine angelegte, aber nicht von einem Arzt aktivierte Akte automatisch nach 100 Tagen wieder gelöscht wird.

ePA für Kinder

Jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine elektronische Patientenakte, die bis zum 16. Geburtstag des Kindes von einem ebenfalls gesetzlich versicherten, sorgeberechtigten Vertreter verwaltet wird.

Da die sichere Identifikation von Kindern über automatisierte Identverfahren auf Basis von Ausweisdokumenten nicht möglich ist, ist eine persönliche Identifikation durch die BKK W&F erforderlich. Bitte melden Sie sich daher bei uns, wenn eine ePA für Kinder eröffnet werden soll.

Nutzung per Desktop-Client

Versicherte haben mit einem ePA Desktop-Client die Möglichkeit, auch über ihren PC auf ihre ePA zuzugreifen. Die Nutzung ist grundsätzlich aber nur für Versicherte mit bestehender ePA möglich. Über den Desktop-Client können also keine neuen Nutzerregistrierungen für die ePA durchgeführt werden.

Neben der Erfüllung allgemeiner Systemvoraussetzungen wird zusätzlich ein an den PC oder Laptop angebundenes (und selbst finanziertes) Kartenlesegerät zum Auslesen der NFC-fähigen elektronischen Gesundheitskarte (NFC-eGK) benötigt.

Ausführliche Informationen zum Download des Clients finden Sie unter https://epaclient.de/.

Berechtigungen

Sie können in Ihrer ePA die Berechtigungen steuern, wer auf Daten in Ihrer ePA zugreifen darf. Berechtigungen sind zeitlich begrenzt und gelten für Kategorien von Dokumenten. Patientendokumente sind Dokumente, die Sie selbst in Ihre ePA hochgeladen haben. Arztdokumente sind Dokumente, die Ärzte, Mediziner und andere Berechtigte in Ihre ePA hochgeladen haben. In der Berechtigungsliste werden alle Berechtigten angezeigt, welche derzeit Zugriff auf Dokumente in Ihrer ePA haben. In der Liste ist ersichtlich, auf welche Kategorie von Dokumenten jeweils Zugriff besteht. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Ihre Berechtigungen in Listenform als PDF auf Ihrem Gerät zu speichern.

Verwaltung von Berechtigungen für Praxen und andere Leistungserbringenden?

Sie können Berechtigungen jederzeit erteilen, verändern oder entziehen. Die Berechtigung erteilen Sie ganz einfach in der Praxis: Sie stecken Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) ins Lesegerät. Für einen Zeitraum von bis zu 90 Tagen darf die Praxis dann auf Ihre ePA zugreifen.

Vertreterregelung

Mit der Vertreterregelung können Sie Dritten berechtigen, für Sie die ePA zu führen. Sie können auch selbst als Vertreter für eine ePA eingesetzt werden – z. B. für Ihre Kinder oder ältere Familienmitglieder.

Sie können selbst max. 5 Vertreter hinzufügen und löschen. Verteter haben die gleichen Rechte wie der ePA Nutzer in der Dokumenten- und Berechtigungsverwaltung. 

Vorraussetzungen für den Vertretenden:

• E-Mail-Account
• Smartphone oder Tablet
• Registrierung bei seiner gesetztlichen Krankenkasse für eine eigene ePA

Ein Vertreter muss keine eigene ePA führen, die Registrierung dafür ist aber zwingend notwendig.

Patientenquittung

Nach Berechtigung der BKK WIRTSCHAFT & FINANZEN finden Nutzerinnen und Nutzer umgehend eine Patientenquittung über in Anspruch genommene Leistungen als Dokument in ihrer Dokumentenablage. Weitergehende Berechtigungen sind damit nicht verbunden.

Dokumentarten

In der Dokumentenliste sehen Sie alle Dokumente, die in Ihrer ePA derzeit abgelegt sind. Sie können die Dokumente nach Titel, Autoren und weiteren Kriterien durchsuchen und filtern. Sie können weitere Details zu Dokumenten abrufen, und diese anzeigen bzw. auf Ihr Gerät herunterladen. Da Sie selbst bestimmen, welche Daten in Ihrer ePA vorhanden sind, können Sie Dokumente auch jederzeit löschen. Bitte beachten Sie, dass es dabei zu Lücken in Ihrer medizinischen Historie kommen kann.

Dokumente hochladen

In der Dokumentenliste können Sie auch neue Dokumente in Ihre ePA einstellen. Wählen Sie dafür ein auf Ihrem Gerät vorhandenes Dokument. Die App schlägt beim Einstellen des Dokuments Metadaten vor. Sie können diese Daten verändern und so anpassen, dass Sie das Dokument später auf einfache Weise wiederfinden können. Die App verschlüsselt das Dokument vor dem Upload in Ihre ePA und stellt damit sicher, dass nur Sie oder Berechtigte darauf Zugriff haben.

Dateiformate

Bitte nutzen Sie folgende Dateiformate:

• PDF
• JPG
• TIFF
• TXT
• RTF
• JPG
• PNG
• FHIR+XML (MIOs)

Dokumentgröße (z. B. Bilder)

Die Maximalgröße beträgt für jedes Dokument 25 MB.

Maximaler Speicherplatz

Die ePA hat keine Speicherbegrenzung. 

Dokumente herunterladen, drucken oder löschen

Sie können jederzeit Ihre Dokumente aus Ihrer elektronischen Patientenakte herunterladen und ausdrucken oder per E-Mail weiterleiten. Achten Sie darauf, dass die heruntergeladenen Dokumente in einem sicheren Ordner gespeichert werden.

• Gehen Sie in die Dokumentenübersicht in Ihrer ePA.
• Wählen Sie das Dokument oder die Anwendung aus, die Sie löschen möchten.
• Speichern Sie das Dokument auf Ihrem Handy oder drucken Sie es aus.

Sie können Ihre hochgeladenen Dateien, ganze Anwendungen wie z. B. den Impfpass oder auch die komplette elektronische Patientenakte jederzeit selbst löschen. Einzelne ärztliche Untersuchungen/Dokumentationen in den Anwendungen können Sie allerdings nicht selbst löschen. Sie können aber Ihren Arzt/Ihre Ärztin dazu berechtigen.

Wenn Sie Dokumente oder Anwendungen löschen möchten, gehen sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die ePA.
• Rufen Sie in der Gesamtübersicht die Dokumentenliste auf.
• Wählen Sie das Dokument oder die Anwendung aus, die Sie löschen möchten.
• Löschen Sie dieses über die 3 Punkte oben rechts.
• Einwilligungen anzeigen
• Sie können jederzeit die Dokumente einsehen, die Sie beim Einrichten Ihrer ePA akzeptiert haben und diese herunterladen.
• Sie können Ihre Einwilligungen natürlich auch widerrufen. Bitte beachten Sie, dass dabei Ihre ePA und alle darin enthaltenen Daten und Berechtigungen gelöscht werden. Sie können danach nicht mehr auf Ihre ePA zugreifen.
• Benachrichtigungen konfigurieren
• Wenn Sie Ihre ePA öffnen, zeigt die App Ihnen an, ob seit der letzten Anmeldung Dokumente eingestellt oder gelöscht wurden. Sie können den Zeitraum konfigurieren oder Benachrichtigungen generell ein- oder ausschalten.

Die Sperrung einer bereits eigenständig angelegte elektronischen Patientenakte ist rund um die Uhr unter https://iam-bms.de/auth/realms/105734543/account möglich.

Wichtig: Die Benutzung der ePA-App ist für Versicherte kostenlos und freiwillig. Ob Arztbrief, Migränetagebuch oder Medikationsplan: Nutzerinnen und Nutzer entscheiden in der jetzigen Form der ePA selbst, wer – also welche Praxis, welche Apotheke oder welches Krankenhaus – auf welche Gesundheitsdaten wie lange zugreifen darf. Krankenkassen haben keinen Zugriff. So liegt die Datenhoheit immer bei den Versicherten. Auch bei der künftigen ePA für alle, die 2025 eingeführt wird soll, gilt das Prinzip der Freiwilligkeit und Datenhoheit der Versicherten. Sie können die ePA über die App dann selbst aktiv nutzen, müssen dies aber nicht. Wenn Sie keine ePA für alle möchten, können Sie der Nutzung widersprechen.

Sie können Ihre elektronische Patientenakte jederzeit ohne Angabe von Gründen kündigen. Wenn Sie die App nutzen, ist dies ganz bequem direkt in der App möglich.

Wer die ePA ohne mobiles Endgerät nutzt, kann telefonisch kündigen, uns eine E-Mail bzw. einen Brief schreiben oder sich an die Mitarbeitenden in einem unserer Kundenservices wenden. Es besteht eine gesetzliche Kündigungsfrist von 28 Tagen. Innerhalb dieser Frist können Sie die Kündigung jederzeit bei uns widerrufen. Geschieht dies nicht, werden alle gespeicherten Daten gelöscht und die ePA geschlossen. Bis zum Ende der Frist haben Sie natürlich die Möglichkeit, Ihre Daten auf Ihr Smartphone zu kopieren.

Gesetzlich Versicherte können nur eine aktive ePA besitzen. Wenn Sie bei einem Krankenkassenwechsel Ihre ePA nicht kündigen, erhalten Sie eine Fehlermeldung bei Ihrer neuen Krankenkasse.

Sobald Sie ihre alte ePA kündigen, können Sie auch eine neue ePA anlegen. Wählen Sie dabei die Datenmitnahme aus, hierbei werden Ihre Daten an die neue ePA übertragen. Anschließend wird die alte ePA automatisch gelöscht. 

Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt automatisch. Hierfür sind drei Schritte notwendig:

1. Kündigung der elektronischen Patientenakte in der App Ihrer bisherigen Krankenkasse
2. Registrierung in der elektronischen Patientenakte Ihrer neuen Krankenkasse
3. Automatische Bestätigung von der neuen Krankenkasse erhalten, dass die elektronische Patientenakte zur Datenübernahme vorbereitet ist

Wichtig:

• Die Übertragung von Daten ist nur für App-Nutzer möglich. Wenn die ePA ohne App genutzt wird, können Sie Ihre Daten leider nicht mitnehmen. 
• Ihre Daten werden gelöscht, wenn Sie die Datenmitnahme nicht innerhalb von 14 Tagen (Widerrufsfrist) aktivieren.
• Ihre vergebenen Berechtigungen werden bei einem Kassenwechsel in Ihre neue elektronische Patientenakte automatisch übernommen.

Passwort vergessen

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen oder Ihren Zugang durch mehrmalige Falscheingabe (5 Versuche) gesperrt haben, dann können Sie sich ganz einfach online in Ihrer Patientenakte ein neues Passwort vergeben. Gehen Sie dafür die folgenden Schritte durch:

1. Klicken Sie auf “Passwort vergessen”.
2. Geben Sie auf der nächsten Seite Ihre Versichertennummer ein.
3. Sie erhalten per E-Mail einen Bestätigungscode, den Sie auf der nächsten Seite eingeben.
4. Vergeben Sie ein neues Passwort und bestätigen Sie den Vorgang.
5. Geben Sie das neue Passwort ein und Sie gelangen wieder zur Startseite in der App.
6. Neues Passwort festgelegt? Jetzt können Sie Ihre Patientenakte wieder nutzen.

Appcode vergeben/vergessen

Wenn Sie sich auf einem neuen oder zweiten Gerät anmelden, müssen Sie dieses mit Ihrem Benutzerkonto verbinden. 

Vergeben Sie dazu einen freiwählbaren 6-stelligen App-Code und bestätigen Sie diesen durch eine erneute Eingabe – der Appcode wird also vom Nutzenden selbst vergeben.

Haben Sie den Appcode vergessen, können wir diesen zurücksetzen, allerdings ist dann auch eine erneute Identifizierung notwendig.

Geräteverwaltung

Beim Zugriff auf Ihre ePA stellt das Aktensystem sicher, dass nur Geräte zugreifen können, die bereits im Aktensystem registriert sind. In der Geräteverwaltung finden Sie alle Geräte, von denen Sie schon auf Ihre ePA zugegriffen haben. Sie können den Zugriff einzelner Geräte hier sperren oder wieder erlauben, oder Geräte komplett entfernen. Wenn Sie mit neuen Geräten auf Ihre ePA zugreifen, müssen Sie den Zugriff über einen Bestätigungslink autorisieren, der Ihnen an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse zugesendet wird.

Erneutes Einloggen mit KV-Nummer und Passwort

Der Anmeldetoken bleibt 180 Tage lang gespeichert, sofern keine neue Appversion erscheint oder das Handy neu gestartet wird.

Protokolle

Eine ePA verfügt über ein detailliertes Protokoll, das Nutzende jederzeit abrufen, aber auch exportieren können. In diesem Protokoll sind sämtliche Zugriffe – von Nutzenden selbst, aber auch von Berechtigten – auf die ePA ersichtlich. Man kann also nachvollziehen, wenn Dokumente aus Ihrer ePA eingestellt, abgerufen oder gesucht werden oder wann Sie Berechtigungen erteilt oder entzogen haben. Man kann das Protokoll gezielt durchsuchen und filtern. Die Protokolleinträge werden im Aktensystem nach Ablauf von drei Jahren gelöscht.

Es besteht auch die Möglichkeit, einzelne Protokolleinträge in der Detailansicht zu betrachten. Hier können Art, Zeitpunkt und Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen) des Zugriffs, Name des Nutzenden, Bezeichner des Objektes usw. eingesehen werden.

Aktionsmöglichkeiten 

Die Protokoll Liste kann jederzeit exportiert und ausgedruckt werden.